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["Direction des archives départementales de Vaucluse"]
[]
["Tableau de gestion des archives"]
[]
[2014]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Visa du directeur des archives départementales",null,null,"Visa du directeur des archives départementales"]

{"sheet":"Introduction","index":1,"n_rows":35,"n_cols":9,"rows_kept":35,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[1,3,1,8],[2,3,2,5],[3,3,3,5],[4,3,4,4],[16,3,16,8],[18,3,18,8],[19,3,19,8],[12,3,12,5],[13,3,13,8],[14,3,14,8],[15,3,15,8],[17,3,17,8],[32,3,32,8],[33,3,33,8],[34,3,34,8],[35,3,35,8],[28,3,28,8],[29,3,29,8],[30,3,30,8],[31,3,31,8]]}
[]
[null,null,null,"Introduction au tableau de gestion"]
[]
[]
[null,null,null,"Table des matières"]
[null,null,null,null,"Utilité et fonctions d'un tableau de gestion"," "]
[null,null,null,null,"Le cycle de vie des archives"]
[null,null,null,null,"Utilisation du tableau de gestion"]
[null,null,null,null,"La procédure de versement"]
[null,null,null,null,"La procédure d'élimination"]
[null,null,null,null,"Informations pratiques"]
[null,null,null,null,"Notes sur ce tableau de gestion"]
[]
[null,null,null,"Utilité et fonctions d’un tableau de gestion"]
[null,null,null,"Le tableau de gestion est un outil contractuel validé par le producteur d’archives et l’archiviste. Il recense et fournit des règles de sélection pour l’ensemble des documents produits et reçus par un service. Véritable outil de transparence, il simplifie et rationalise la gestion des archives au quotidien et précise les responsabilités de chacun dans la conservation des dossiers. Il permet également d’évaluer les besoins en espace et d’anticiper les opérations d’élimination et de versement. \n\nCet outil n’est pas figé, il peut évoluer selon les modifications d’organigrammes, les nouvelles attributions du service. C’est un outil vivant, qu’il faut mettre à jour régulièrement. \n\nLe tableau de gestion propose des règles de conservation et de sélection pour les documents. Il définit les documents qui seront à conserver pour les générations futures. \nPour définir le sort final des documents, plusieurs critères sont à prendre en compte : \n> les critères juridiques (prescription civile, pénale, etc.) ou administratifs (besoins du service), sur la base desquels est définie une durée d'utilisation administrative (D.U.A.) \n> l’intérêt historique qui est évalué par les Archives départementales, avec l'aide des services versants. \n\nD'une manière générale, et sauf exceptions, sont éliminables à l'expiration de la DUA. : \n> les documents d'intérêt administratif à court terme \n> les documents conservés par ailleurs en original \n> certains documents dont les données se retrouvent dans des documents récapitulatifs (statistiques, bilans, etc.) \n> une grande partie des documents de nature financière et comptable. \n\nCet outil de gestion détermine quand et de quelle façon les documents produits et reçus par un service passeront d’une phase à l’autre de leur cycle de vie."]
[null,null,null,"Le cycle de vie des archives"]
[null,null,null,"> les archives courantes sont les documents d’utilisation habituelle pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus. Elles sont gérées par le service et classées à proximité immédiate.\n\n> les archives intermédiaires sont les documents qui ont cessé d’être des archives courantes mais ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de tris et d’éliminations. Elles sont stockées dans des locaux plus éloignés des services (local de préarchivage). \n\n> les archives définitives ou historiques sont les archives qui ont subi les tris et éliminations praticables et doivent être conservées sans limitation de durée aux Archives départementales. "]
[null,null,null,"Utilisation du tableau de gestion"]
[null,null,null,"A chaque typologie documentaire est attribuée une durée d’utilité administrative et un sort final. \n\nDurée d’utilité administrative : durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.\n\nLe tableau de gestion se décline en six colonnes :\n\n> La première colonne intitulée « Numéro d’ordre » sert de référence commune aux services producteurs et au service d’Archives. Ce numéro d’ordre est à renseigner sur les bordereaux de versement et d’élimination.\n\n> La deuxième colonne (« Type de document ») est consacrée à la typologie des documents, elle recense les différentes catégories de documents (dossiers, pièces) produits et reçus dans le cadre de l’activité administrative concernée.\n\n> La troisième colonne (« Texte de référence ») précise les références des textes législatifs ou réglementaires qui donnent des indications sur les documents ou leurs délais de conservation.\n\n> La quatrième colonne est consacrée à la « DUA », durée d’utilité administrative. Celle-ci est exprimée en années et calculée en fonction de la durée de conservation légale. \nLes documents peuvent être conservés plus longtemps dans le service si le besoin s’en ressent mais jamais moins longtemps. \n\n> La cinquième colonne, « sort final »,  comporte plusieurs possibilités : \n               o Destruction : signifie que les documents peuvent être intégralement éliminés après obtention du visa du directeur des Archives départementales. \n               o Conservation : versement des documents aux Archives départementales pour une conservation sans limite de temps.\n               o Tri : un tri est effectué dans les documents, une partie est à éliminer, l’autre partie est à verser aux Archives départementales. Les critères de tri sont précisés dans la colonne suivante.\n\n> La sixième colonne, « observations », précise les critères de tri si besoin. On y renseignera tout élément susceptible d’apporter des précisions sur les documents concernés ou leur DUA. "]
[null,null,null,"Exemple : "]
[null,null,null,"N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
[null,null,null,null,"Formation"]
[null,null,null,"18 SG","Plan de formation annuel ou pluriannuel","Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008","validité","Conservation"]
[null,null,null,"19 SG","Documents préparatoires.",null,"validité du plan de formation","Tri","Critère de tri : Conserver les notes ou rapports de synthèse des chefs de services et éliminer le reste."]
[null,null,null,"20 SG","Bilan du plan de formation.",null,"5 ans","Conservation"]
[null,null,null,"21 SG","Formation organisée en interne : dossier préparatoire.",null,"5 ans","Tri","Critère de tri : Conserver les dossiers relatifs aux formations particulières (liées à un événement ou exceptionnelles) et éliminer les dossiers des formations récurrentes."]
[null,null,null,"22 SG","Liste des agents partis en stage",null,"1 an","Destruction"]
[null,null,null,"23 SG","Doubles de frais de déplacement",null,"1 an ","Destruction"]
[null,null,null,"La procédure de versement"]
[null,null,null,"Au terme de leur DUA, les documents signalés dans le tableau de gestion comme devant être conservés définitivement doivent être versés aux Archives départementales de Vaucluse. \nLe versement est à la fois une opération matérielle de transfert et une opération administrative de transfert de responsabilité. Chaque versement doit être accompagné d’un bordereau de versement (liste des documents boîte par boîte). Ce bordereau, signé par les deux parties (service versant et service d’archives) est la preuve de la remise des documents et de leur transfert de responsabilité. "]
[null,null,null,"La procédure d’élimination"]
[null,null,null,"Les documents arrivés au terme de leur DUA et voués à la destruction doivent être listés dans la demande de visa d’élimination. Les archives publiques ne peuvent être détruites sans l’obtention du visa du directeur des Archives départementales de Vaucluse. \nLa destruction des documents doit être opérée de façon à garantir la confidentialité des informations. C’est pourquoi nous vous recommandons de recourir à un prestataire qui vous délivrera un certificat de destruction, attestant que l’élimination s’est déroulée correctement. \n\nLes DUA et sorts finaux mentionnés sur le tableau de gestion sont des minima à respecter : aucun document ne peut être trié ou éliminé avant le terme de la DUA. Il est cependant possible à un service producteur de conserver plus longtemps les documents éliminables, à charge pour lui d’en assurer la conservation et le stockage, qui ne peuvent dans ce cas être imposés aux Archives départementales. \nAucun document dont la conservation définitive est préconisée ne doit être éliminé. "]
[null,null,null,"Informations pratiques "]
[null,null,null,"Coordonnées des Archives départementales\n\nArchives départementales (directrice : Christine Martella)\nPalais des Papes \n84000 Avignon \n\nL'équipe des archives contemporaines (archives-contemporaines@cg84.fr) :\n\n• Claire Vidal, responsable de l'équipe - 04 90 86 71 73\n• Anaïs Avossa - 04 90 86 71 59\n• Guillaume Chauvet - 04 90 86 71 67\n• Catherine Fina-Reversac - 04 90 86 71 57\n"]
[null,null,null,"Notes sur ce tableau de gestion"]

{"sheet":"direction","index":2,"n_rows":35,"n_cols":6,"rows_kept":35,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[13,1,13,5],[0,0,0,5],[3,1,3,5],[31,1,31,5],[17,1,17,5],[27,1,27,5],[18,1,18,5],[25,1,25,5]]}
["DIRECTION"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
[null,"1. Direction des services"]
[null,"Organigramme",null,"Validité","Versement"]
[null,"Délégation de signature",null,"Validité","Destruction"]
[null,"Dossiers stratégiques : notes aux autorités hiérarchiques, délibération, appel à projet, correspondance, etc.",null,"Validité","Versement","Exemple : projet de futur bâtiment, réorganisation des services..."]
[null,"Dossiers de contentieux",null,"Validité","Versement"]
[null,"Dossiers de fonction du directeur",null,"Validité","Versement"]
[null,"Revue de presse",null,"Validité","Destruction"]
[null,"Echanges avec le Conseil général de Vaucluse",null,"Validité","Versement"]
[null,"Inspection des AD : rapports, correspondance, documents préparatoires",null,"Validité","Versement"]
[null,"Visites protocolaires",null,"Validité","Versement"]
[null,"2. Politique publique départementale"]
[null,"Projet de service",null,"Validité","Versement"]
[null,"Schéma départemental culturel",null,"Validité","Versement"]
[null,"Commission Gagnière : ordre du jour, comptes rendus de commission, dossiers techniques",null,"Validité","Versement"]
[null,"3. Politique publique nationale"]
[null,"3.1. Service interministériel des archives de France"]
[null,"Interventions régaliennes",null,"Validité","Versement","Concerne notamment la revendication d'archives publiques."]
[null,"Agrément des sociétés privés pour l'externalisation d'archives publiques",null,"Validité","Versement"]
[null,"Enquête nationale",null,"Validité","Versement"]
[null,"Collecte nationale",null,"Validité","Versement"]
[null,"Participation à des groupes de travail",null,"Validité","Versement"]
[null,"Autres commandes de travail",null,"Validité","Versement"]
[null,"3.2. Direction régionale des affaires culturelles"]
[null,"Subventions",null,"Validité","Versement"]
[null,"4. Actions de l'Etat en Vaucluse"]
[null,"Commissions : comptes rendus de réunions, convocation",null,"Validité","Versement"]
[null,"Echanges avec la Préfecture",null,"Validité","Versement"]
[null,"Echanges avec d'autres services extérieurs au département",null,"Validité","Versement"]
[null,"5. Relations extérieures"]
[null,"Organismes institutionnels : Université, Espeyran, Ecole française de Rome, etc.",null,"Validité","Versement"]
[null,"Collaboration avec les médias",null,"Validité","Versement"]
[null,"Accueil d'évènements ponctuels",null,"Validité","Versement","Exemple : les journées Arkhéïa, les stages du ministère de la culture..."]

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["Service des Ressources - Direction des archives départementales de Vaucluse"]
[]
["Tableau de gestion des archives"]
[]
[2014]
[]
[]
["Tableau de gestion validé le 11 décembre 2014"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Visa du directeur des archives départementales",null,null,"Visa du chef du service des ressources"]

{"sheet":"ressources","index":4,"n_rows":118,"n_cols":6,"rows_kept":118,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[3,1,3,5],[4,1,4,5],[0,0,0,5],[52,1,52,5],[10,1,10,5],[38,1,38,5],[42,1,42,5],[47,1,47,5],[27,1,27,5],[28,1,28,5],[51,1,51,5],[57,1,57,5],[58,1,58,5],[73,1,73,5],[76,1,76,5],[77,3,92,3],[112,1,112,5],[77,4,92,4],[77,5,92,5],[69,1,69,5],[103,1,103,5],[106,1,106,5],[107,1,107,5],[97,1,97,5],[98,1,98,5]]}
["SERVICE DES RESSOURCES"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
[null,"1. Gestion administrative"]
[null,"1.1. Secrétariat"]
["1 RES","Notes de service",null,"1 an","Destruction"]
["2 RES","Chrono du courrier arrivé et départ (classement chronologique ou thématique)",null,"2 ans","Destruction","Version papier et électronique (archives84)."]
["3 RES","Listes d'invitations",null,"Validité","Destruction"]
["4 RES","Logos",null,"Validité","Destruction"]
["5 RES","Modèles",null,"Validité","Destruction"]
[null,"1.2. Activités du service"]
["6 RES","Rapports d'activité transmis au Département :\n> rapport annuel ;\n> rapport financier ;\n> outil de pilotage du DGS.","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","5 ans","Versement","Outil de pilotage du DGS : note et rapport sur l'orientation des archives au sein de la politique culturelle du département."]
["7 RES","Rapport d'activité transmis au Siaf","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2010","5 ans","Versement"]
["8 RES","Rapport d'activité transmis à la Préfecture","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2010","5 ans","Versement"]
["9 RES","Dossiers préparatoires aux rapports d'activités",null,"2 ans","Destruction"]
["10 RES","Comptes rendus de réunion ",null,"5 ans","Versement"]
["11 RES","Dossier de suivi des manifestations : planning, devis, contrat d'assurance, demandes de moyens supplémentaires, note d'intention au Conseil Général, convention de partenariats",null,"5 ans","Versement","Devis et contrat d'assurance : doubles pour informations."]
["12 RES","Dossier de prêt d'archives : contrat, fiche de prêt, coupures de presse, attestation d'assurance, recherches historiques",null,"Retour des documents","Versement"]
["13 RES","Dossier de prêt d'expositions itinérantes : contrat, constat d'état, notice descriptive des caractéristiques techniques, correspondance",null,"Retour des expositions","Versement"]
["14 RES","Dossier de prêt d'expositions",null,"5 ans","Versement"]
["15 RES","Dossier d'emprunts",null,"Retour des documents","Versement"]
["16 RES","Convention",null,"Durée de vie de la convention","Versement","Relation avec la mairie d'Avignon, l'Université d'Avignon, l'École française de Rome, le centre du microfilm d'Espeyran, autres."]
["17 RES","Déclaration au dépôt légal des publications",null,"10 ans","Destruction"]
["18 RES","Reproduction des documents : procédures",null,"Validité","Destruction"]
["19 RES","Réutilisation des données publiques : délibération, contrat de licences",null,"Validité","Versement"]
["20 RES","Agenda 21  / Bilan carbone patrimoine : comptes rendus de réunions (copies)",null,"Utilité du service","Destruction"]
["21 RES","Equipement de protection individuelle : tableau de recensement des besoins",null,"Validité","Destruction"]
[null,"2. Gestion du personnel"]
[null,"2.1. Gestion courante des agents"]
["22 RES","Doubles des dossiers de personnel",null,"Présence de l'agent dans le service","Destruction"]
["23 RES","Doubles des dossiers de notations et d'avancements",null,"3 ans","Destruction","Les originaux des dossiers de personnel sont conservés par la direction des ressources humaines."]
["24 RES","Promotion : correspondance, proposition",null,"Présence de l'agent dans le service","Destruction"]
["25 RES","Notes d'affectation",null,"Validité","Destruction","Il s'agit de copies envoyées par la DRH."]
["26 RES","Régime indemnitaire et primes : tableaux récapitulatif, correspondance",null,"5 ans","Destruction"]
["27 RES","Assermentation",null,"Présence de l'agent dans le service","Destruction"]
["28 RES","Ordres de missions permanents",null,"Validité de l'ordre de mission","Destruction","Les copies d'attestations d'assurance annexées aux ordres de mission seront aussi détruites."]
["29 RES","Ordres de missions ponctuels",null,"1 an","Destruction","Il s'agit des ordres de missions non utilisé ou n'ayant pas donné lieu à un remboursement."]
["30 RES","Arrêtés d'utilisation de véhicule personnel pour déplacements professionnels",null,"Validité","Destruction","Eliminer les arrêtés après mise à jour."]
[null,"2.2. Recrutement"]
["31 RES","Profil de poste ",null,"Utilité du service","Versement"]
["32 RES","Commission d'audition",null,"10 ans","Destruction"]
["33 RES","Dossiers de stagiaires",null,"Présence de l'agent dans le service","Tri","Critère de tri : conserver les rapports de stages des Master 2 et au-delà ; éliminer les autres documents."]
[null,"2.3. Gestion du temps de travail"]
["34 RES","Prévision des congés : planning, fiches de demande des agents",null,"1 an","Destruction"]
["35 RES","Planning des congés",null,"5 ans","Destruction"]
["36 RES","Planning semaine",null,"1 an","Destruction"]
["37 RES","Organisation du temps de travail (temps partiel, R.T.T., C.E.T.)",null,"2 ans","Destruction"]
[null,"2.4. Formation"]
["38 RES","Besoin en formation",null,"5 ans","Versement"]
["39 RES","Bilan des formations suivies",null,"5 ans","Versement"]
["40 RES","Autres documents ",null,"5 ans","Destruction"]
[null,"3. Gestion financière"]
[null,"3.1. Budget"]
["41 RES","Documentation préparatoire (DOB)",null,"2 ans","Destruction"]
["42 RES","Notes de service (demandes de transferts, versements des recettes)",null,"2 ans","Destruction"]
["43 RES","Budget primitif ",null,"5 ans","Versement"]
["44 RES","Budget supplémentaire",null,"5 ans","Versement"]
[null,"3.2. Comptabilité"]
[null,"3.2.1. Généralités"]
["45 RES","Factures ","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2010","10 ans","Destruction","C'est la direction des finances, bureau exécution des dépenses qui est en charge du mandatement. Le service ici ne conserve que des copies."]
["46 RES","Bons de commande, fiches d'engagement",null,"10 ans","Destruction"]
["47 RES","Bons de livraison, bons d'intervention","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 (5.3.3.)","1 an","Destruction"]
["48 RES","Devis des prestataires",null,"10 ans","Destruction"]
["49 RES","Devis sans suite",null,"5 ans","Destruction"]
["50 RES","Logisitique : contrat de maintenance du matériel et autres machines de bureau",null,"Durée de vie du matériel","Destruction"]
["51 RES","Subventions : demandes",null,"10 ans","Destruction","Il s'agit des demandes de subventions auprès de la DRAC et du Siaf."]
["52 RES","Subventions reçues : dossiers de demande, correspondance, notification",null,"10 ans","Destruction","On retrouve les pièces intéressantes dans les dossiers concernés par la subvention."]
["53 RES","Listes d'émargement de remise aux agents des tickets-restaurants",null,"10 ans","Destruction"]
["54 RES","Etat des frais de déplacement",null,"10 ans","Destruction"]
[null,"3.2.2. Commande de publications"]
["55 RES","Devis",null,"10 ans","Destruction"]
["56 RES","Bons de commande de publications et catalogue",null,"10 ans","Destruction"]
["57 RES","Factures ",null,"10 ans","Destruction"]
[null,"3.2.3. Reproduction de documents : microfilms, CD-rom, photographie; droits de reproduction"]
["58 RES","Devis",null,"10 ans","Destruction"]
["59 RES","Factures ",null,"10 ans","Destruction"]
[null,"3.2. Marchés à procédure adaptée inférieurs à 90000 €"]
["60 RES","Note de présentation",null,"10 ans","Tri","Critère de tri : conserver un dossier significatif par an et par type de procédure. Détruire les marchés non retenus."]
["61 RES","Avis d'appel public à la concurrence"]
["62 RES","Registre de dépôt des offres"]
["63 RES","Rapport d'analyse des offres"]
["64 RES","Réponses aux candidatures dans le cadre des appels d'offres : lettre de notification d'acceptation"]
["65 RES","Cahier des charges"]
["66 RES","Bordereau de prix"]
["67 RES","Devis"]
["68 RES","Correspondance"]
["69 RES","Règlement de la consultation"]
["70 RES","Mise au point"]
["71 RES","Actes d'engagement"]
["72 RES","Avenant"]
["73 RES","Reconduction : notification du président"]
["74 RES","Suspension des prestations"]
["75 RES","Fiche navette avec le service central des marchés"]
["76 RES","Offre non retenue",null,"5 ans","Destruction"]
["77 RES","Lettre de rejet, réponse aux offres hors délais",null,"5 ans","Destruction"]
["78 RES","Déclaration sans suite",null,"5 ans","Destruction"]
["79 RES","Contentieux candidature non retenue",null,"Jusqu'au jugement + 1 an","Versement"]
[null,"4. Gestion des bâtiments (travaux, sécurité incendie et entretien)"]
[null,"4.1. Bâtiment \"palais des papes\""]
["80 RES","Dossier d'entretien : planning, circuits",null,"1 an","Destruction"]
["81 RES","Dossier gardiennage : échanges",null,"2 ans","Destruction"]
["82 RES","Dossier travaux : accueil des prestataires, suivi sur le terrain, études",null,"10 ans","Tri","Critère de tri : conserver les études réalisées."]
["83 RES","Plan d’urgence, plan d’évacuation des fonds, consignes pour la sécurité des fonds.","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","Validité","Destruction"]
[null,"4.2. Annexe de Saint-Michel"]
["84 RES","Dossier d'entretien : planning, circuits",null,"1 an","Destruction"]
["85 RES","Dossier travaux",null,"10 ans","Versement"]
[null,"4.3. Prévention et sécurité"]
[null,"4.3.1. Prévention"]
["86 RES","Cahier hygiène et sécurité",null,"Validité","Versement"]
["87 RES","Registre des dangers graves et imminents",null,"Validité","Versement"]
["88 RES","Rapports d'activité de l'assistant de prévention hygiène et sécurité",null,"2 ans","Versement"]
["89 RES","Préconisation d'achat de matériel",null,"2 ans","Destruction"]
[null,"4.3.2. Sécurité"]
["90 RES","Plan d'établissement répertorié (ETARE)",null,"Validité","Destruction","Copie transmise par le SDIS."]
["91 RES","Procédures de sécurité (incendie, sinistre…)",null,"Validité","Versement"]
["92 RES","Document unique",null,"Validité","Versement"]
["93 RES","Comptes rendus exercices d'évacuation",null,"2 ans","Versement"]
["94 RES","Documentation",null,"Validité","Destruction"]

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["SERVICE DES RESSOURCES - Reproduction"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
[null,"1. Laboratoire photographique"]
["1 REP","Microfilm",null,null,"Versement","Il s'agit des doubles du service, les originaux sont envoyés au centre national du microfilm et de la numérisation au château d'Espeyran."]
["2 REP","CD",null,null,"Versement","Numérisation des microfilms et/ou doubles des images présentes sur le serveur."]
["3 REP","Photographie numérique",null,null,"Versement"]
[null,"2. Numérisation"]
["4 REP","Dossier d'opération : comptes rendus de réunions, bon de livraison, documents de travail, correspondance, tableaux récapitulatifs",null,"5 ans","Tri","Critère de tri : éliminer les documents de travail.\nLe dossier de marché est conservé par le service ressources."]
["5 REP","Dossier projet",null,"Utilité du service","Tri","Critère de tri : conserver les dossiers de projet les plus novateurs."]
["6 REP","Images \"raw\" de scan",null,"Utilité du service","Destruction","Sur disque dur externe."]
["7 REP","Devis gravure pour les lecteurs",null,"1 an","Destruction"]

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["RÉGIE"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
["1 REG","Remises chèques envoyées à la paierie",null,"Quitus + 1 an ou \n5 ans","Destruction"]
["2 REG","Titres de recettes","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 (5.3.2.)","10 ans","Destruction"]
["3 REG","Récapitulatifs annuels",null,"10 ans","Versement"]
["4 REG","Arrêté de nomination du régisseur",null,"Validité","Destruction"]

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["Service des Fonds - Direction des archives départementales de Vaucluse"]
[]
["Tableau de gestion des archives"]
[]
[2014]
[]
[]
["Tableau de gestion validé le 11 décembre 2014"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Visa du directeur des archives départementales",null,null,"Visa du chef du service des fonds"]

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["SERVICE DES FONDS"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
[null,"1. Ressources"]
["1 FONDS","Documentation",null,"Utilité du service","Destruction"]
["2 FONDS","Formations dispensées : diaporama, support de cours et dossier de travail",null,"2 ans","Destruction"]
["3 FONDS","Formations reçues : documentation, comptes rendus, notes",null,"Utilité du service","Versement"]
["4 FONDS","Normes de description",null,"Validité","Destruction"]
["5 FONDS","Consignes de description AD84",null,"Validité","Versement"]
["6 FONDS","Thésaurus AD84",null,"Validité","Versement"]
[null,"2. Fonctionnement des bureaux"]
["7 FONDS","Tableau de bord de suivi",null,"Utilité du service","Destruction"]
["8 FONDS","Comptes rendus de réunions",null,"5 ans","Versement"]
["9 FONDS","Rapport annuel : documents préparatoires",null,"Utilité du service","Destruction"]
["10 FONDS","Comptes rendus des réunions des groupes de travail",null,"Validité","Versement","Exemple : groupe de travail sur l'indexation, sur le thésaurus..."]
[null,"3. Contrôle scientifique et technique"]
["11 FONDS","Contrôle scientifique et technique des archives publiques : rapports d'inspection","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","-","-","Inclus dans les dossiers des services producteurs."]
["12 FONDS","Contrôle scientifique et technique des bâtiments d'archives : plans, correspondance, avis","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","-","-","Inclus dans les dossiers des services producteurs."]
["13 FONDS","Rapport annuel des services d'archives municipales",null,"2 ans","Versement"]
["14 FONDS","Récolement : procès-verbal des archives municipales",null,"Jusqu'au prochain récolement du service + 5 ans","Versement","Il s'agit du récolement obligatoire suivant chaque période électorale."]
["15 FONDS","Récolement : procès-verbal des archives départementales","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","Validité","Versement","Dans le cas où le récolement est informatisé et permanent, on conservera au moins une copie papier de l’exemplaire de prise en charge (cf. circulaire DAF AD 97-4 du 1er septembre 1997 : instruction pour le récolement des fonds dans les services d’archives territoriales)."]
["16 FONDS","Fiches de modification du récolement réalisé entre 2001 et 2003",null,"Jusqu'au prochain récolement du service + 5 ans","Destruction","Version papier."]
["17 FONDS","Dossier de suivi des services producteurs d'archives publiques :\n> organigrammes ;\n> tableaux de gestion ;\n> comptes rendus et rapports de visites ;\n> correspondance ;\n> listes de correspondants et contacts ","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","Utilité du service","Versement"]
["18 FONDS","Dossier de suivi du réseau des communes : convocation, comptes rendus de réunions, notes, ordre du jour",null,"Utilité du service","Versement"]
["19 FONDS","Bordereau d'élimination","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","2 ans","Versement"]
["20 FONDS","Dérogation à l’obligation de verser ou déposer :\n- demande de l’organisme ;\n- décision d’autorisation : arrêté préfectoral, décision du directeur des Archives de France, etc.","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","Validité","Versement"]
[null,"4. Accroissement des fonds / sortie de documents"]
["21 FONDS","Registre des entrées","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","Validité","Versement"]
["22 FONDS","Bordereau de versement","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","5 ans","Versement","Concerne les archives publiques."]
["23 FONDS","Dossier d'entrée d'archives privées :\n- acte notarié ou contrat ou lettre de donation ;\n- notes ;\n- correspondance ;\n- lettre de prise en charge temporaire ou décharge pour réintégration ;\n- facture éventuelle ;\n- etc.","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","5 ans","Versement"]
["24 FONDS","Dépôt : courrier de prise en charge, état détaillé",null,"Validité","Versement","Une partie du dossier se trouve sur le serveur : le courrier est rangé dans le dossier de la commune sur Classement ; l'état détaillé est rangé dans le dossier inventaire sur Neptune."]
["25 FONDS","Déclaration de dépôt de périodique",null,"5 ans","Versement","Il s'agit du dépôt légal administratif."]
["26 FONDS","Périodiques du dépôt légal administratif",null,"-","Versement"]
["27 FONDS","Restitution",null,"5 ans","Versement"]
["28 FONDS","Dévolution : correspondance, lettre de prise en charge",null,"5 ans","Versement"]
[null,"5. Classement"]
["29 FONDS","Instrument de recherche, version définitive (guide des sources, état des fonds, état des versements, bordereau de versement, répertoire, inventaire, catalogue, fichier).","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","Validité","Versement"]
[null,"6. Recherches"]
["30 FONDS","Table des recherches historiques",null,"Utilité du service","Versement"]
["31 FONDS","Réponses recherches historiques",null,"1 an","Versement"]
["32 FONDS","Réponses recherches administratives",null,"1 an","Destruction"]
["33 FONDS","Réponses recherches généalogiques",null,"1 an","Destruction"]
["34 FONDS","Réponses recherches foncières",null,"1 an","Destruction"]
["35 FONDS","Recherches lors de partenariats avec d'autres établissements culturels",null,"Durée du partenariat","Versement"]
[null,"7. Commission Gagnière"]
["36 FONDS","Dossier de saisine et dossier d'instruction",null,"2 ans après l'attribution de la subvention","Versement"]

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["Service des Publics - Direction des archives départementales de Vaucluse"]
[]
["Tableau de gestion des archives"]
[]
[2014]
[]
[]
["Tableau de gestion validé le 29 décembre 2014"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Visa du directeur des archives départementales",null,null,"Visa du chef du service des publics"]

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["SERVICE DES PUBLICS"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
[null,"1. Fonctionnement de l'équipe"]
["1 PUB","Tableau de bord de suivi",null,"Utilité du service","Versement"]
["2 PUB","Comptes rendus de réunions",null,"5 ans","Versement"]
["3 PUB","Rapport annuel : documents préparatoires",null,"Utilité du service","Destruction"]
["4 PUB","Suivi des vacataires",null,"2 ans après le départ des vacataires","Destruction"]
["5 PUB","Enquêtes auprès du public",null,"5 ans","Tri","Critère de tri : conserver un exemplaire vierge du questionnaire d'enquête et les résultats."]
["6 PUB","Statistiques du service",null,"5 ans","Versement"]
[null,"2. Action pédagogique"]
["7 PUB","Coordonnées des enseignants",null,"Validité","Destruction","Il s'agit d'une fiche de renseignement comprenant le nom, les contacts, l'établissement, etc. de chaque enseignant ayant travaillé avec le service éducatif des archives départementales de Vaucluse."]
["8 PUB","Planning de rendez-vous",null,"1 an","Destruction"]
["9 PUB","Plaquettes de communication",null,"Validité","Versement"]
["10 PUB","Séances : dossier de préparatoire, supports pédagogiques, dossier de séance",null,"Validité","Tri","Critère de tri : conserver les dossiers des séances pouvant servir de modèle."]
["11 PUB","Dossier pédagogique","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","5 ans","Tri","Critère de tri : conserver quelques exemplaires du document final pour l'édition papier ; conserver la version validée des versions mise en ligne ; conserver en intégralité le dossier de création de la malle pédagogique."]
["12 PUB","Mallettes pédagogiques",null,"Validité","Versement"]
[null,"3. Action culturelle"]
[null,"3.1. Manifestations et expositions"]
["13 PUB","Administratif, organisation et préparation : correspondance,  liste et contrats de prêt (dont assurances), bons de prise en charge des pièces empruntées, attestations de retour, correspondance relative à la demande de subvention ou à la cession de droits, notes administratives à la collectivité","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","5 ans","Tri","Critère de tri : conserver les contrats de prêt et les attestations de retour."]
["14 PUB","Contenu scientifique : dossiers préparatoires, note de synthèse, catalogue, panneaux, actes de colloque, communications des intervenants","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","5 ans","Tri","Critère de tri : conserver les panneaux si leur état le permet."]
["15 PUB","Valorisation : programme, dossiers de présentation, supports de communication (affiche, invitation, etc.), dossier de presse, revue de presse","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","5 ans","Tri","Critère de tri : conserver un spécimen de chaque produit fini."]
[null,"3.2. Publication papier d'inventaires"]
["16 PUB","Dossiers de travail",null,"5 ans","Tri","Critère de tri : conserver les épreuves de calage couleurs, traitement photo, le bon à tirer, le visa du Siaf, les droits sur les images."]
["17 PUB","Dossier final pour l'imprimeur",null,"5 ans","Versement"]
[null,"3.3. Intégration dans des portails externes"]
["18 PUB","Dossier technique",null,"5 ans","Versement"]
["19 PUB","Comptes rendus de réunions, correspondance engageante et décisionnelle",null,"5 ans","Versement"]
[null,"3.4. Autres projets"]
["20 PUB","Accueil de groupes : liste des participants, dossier préparatoire…",null,"2 ans","Destruction"]
["21 PUB","Projet ponctuel",null,"2 ans à compter de l'achèvement du projet","Tri","Exemple : projet d'éditorialisation des instruments de recherche.\n\nCritère de tri : conserver les maquettes, la correspondance engageante et décisionnelle, un modèle de formation associé."]
[null,"4. Portail internet"]
["22 PUB","Comptes rendus de réunions, correspondance engageante et décisionnelle avec la cellule web",null,"5 ans","Versement"]
["23 PUB","Dossiers de travail",null,"5 ans","Tri"]
["24 PUB","Pages du site",null,"Changement majeur","Versement","Effectuer un archivage du site internet avant et après chaque changement majeur et/ou refonte.\nLa Bibliothèque nationale de France s'en occupe."]
["25 PUB","Actualités du site",null,"Validité","Tri","Critère de tri : effectuer une capture d'écran des actualités les plus importantes et l'enregistrer sur le serveur (AAAAMMJJ_titre.jpg)."]

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["SERVICE DES PUBLICS - Salle de lecture"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
[null,"1. Organisation de l'équipe"]
["1 SDL","Planning salle de lecture",null,"1 an","Destruction","Il s'agit de la version électronique. La version papier s'élimine dès la fin de son usage."]
["2 SDL","Planning salle des inventaires",null,"1 an","Destruction","Il s'agit de la version électronique. La version papier s'élimine dès la fin de son usage."]
["3 SDL","Comptes rendus de réunions",null,"5 ans","Versement"]
["4 SDL","Enquête auprès des lecteurs",null,"5 ans","Versement","Enquêtes concernant le fonctionnement de la salle de lecture."]
[null,"2. Outils de gestion"]
["5 SDL","Registre d’inscription des demandeurs","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","2 ans","Versement","Registre sous Arkhéïa, prévoir export de l'année achevée en début de l'année suivante. Vérifier avis de la CNIL pour savoir si on peut conserver ces fichiers nominatifs. Il y a également des fichiers qui sont encore sous OMNIS 7, en .df1 : il faudrait envisager de les conserver sous un format pérenne."]
["6 SDL","Fiche d'inscription des lecteurs",null,"1 an","Destruction","Papier."]
["7 SDL","Maquettes des cartes de lecteurs",null,"Validité","Destruction"]
["8 SDL","Cartes de lecteurs vierges",null,"-","Versement","Conserver un original de chaque modèle."]
["9 SDL","Autres maquettes",null,"Validité","Destruction","Fiches d'inscription des lecteurs, formulaire de demande de réutilisation des données publiques, horaires des levées, etc."]
["10 SDL","Règlement intérieur de la salle de lecture","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","Validité","Versement"]
["11 SDL","Autres textes règlementaires",null,"Validité","Destruction"]
["12 SDL","Grille des tarifs",null,"Validité","Destruction"]
["13 SDL","Fiche de demande de documents",null,"Usage","Destruction"]
["14 SDL","Fiche navette et fantôme",null,"Usage","Destruction","Conserver les fiches navettes et fantômes pour les communications présentant une anomalie (manque, mauvais récolement…) jusqu'à ce que celle-ci soit résolue."]
["15 SDL","Cahier de liaison des présidents de salle",null,"1 an à compter de la clôture du registre","Destruction"]
["16 SDL","Dérogations aux délais de communicabilité des archives publiques :\n> copie de la demande\n> courriers de transmission au service producteur et au ministère de la culture\n> copie du courrier accordant dérogation","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","\n\n\n10 ans\n1 an\n\n\n10 ans","\n\n\nVersement\nDestruction\n\n\nVersement"]
["17 SDL","Autorisation de consultation et de reproduction des fonds privés.","Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009","10 ans","Versement"]
[null,"3. Aide à la recherche"]
["18 SDL","Classeurs des présidents de salle",null,"Usage","Destruction"]
["19 SDL","Fiches pratiques",null,"Validité","Destruction"]
["20 SDL","Communicabilité : textes réglementaires, dossiers de travail, etc.",null,"Validité","Destruction"]