{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":7,"sheets":["Sommaire","Introduction","ISR-Secrétariat direction","ISR-Secrétariat SEGE","ISR-Conducteurs SEGE","ISR-Ouvrages d'arts","ISR-securité déplac+circul rout"],"not_rendered":{"charts":0,"images":2,"macros":0,"external_links":1,"defined_names":22,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Sommaire","index":0,"n_rows":20,"n_cols":4,"rows_kept":20,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[8,0,8,3],[0,0,0,3],[2,0,2,3],[4,0,4,3],[7,0,7,3]]}
["Pôle Routes, Transports, Bâtiments\nDirection Interventions Sécurité Routière"]
[]
["Tableau de gestion des archives"]
[]
[2014]
[]
[]
["Tableau de gestion validé le 2 septembre 2014"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["Visa du chef de service",null,null,"Visa du directeur des archives départementales"]

{"sheet":"Introduction","index":1,"n_rows":36,"n_cols":9,"rows_kept":36,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[32,3,32,8],[33,3,33,8],[34,3,34,8],[35,3,35,8],[28,3,28,8],[29,3,29,8],[30,3,30,8],[31,3,31,8],[18,3,18,8],[19,3,19,8],[12,3,12,5],[13,3,13,8],[14,3,14,8],[15,3,15,8],[17,3,17,8],[1,3,1,8],[2,3,2,5],[3,3,3,5],[4,3,4,4],[16,3,16,8]]}
[]
[null,null,null,"Introduction au tableau de gestion"]
[]
[]
[null,null,null,"Table des matières"]
[null,null,null,null,"Utilité et fonctions d'un tableau de gestion"," "]
[null,null,null,null,"Le cycle de vie des archives"]
[null,null,null,null,"Utilisation du tableau de gestion"]
[null,null,null,null,"La procédure de versement"]
[null,null,null,null,"La procédure d'élimination"]
[null,null,null,null,"Informations pratiques"]
[null,null,null,null,"Notes sur ce tableau de gestion"]
[]
[null,null,null,"Utilité et fonctions d’un tableau de gestion"]
[null,null,null,"Le tableau de gestion est un outil contractuel validé par le producteur d’archives et l’archiviste. Il recense et fournit des règles de sélection pour l’ensemble des documents produits et reçus par un service. Véritable outil de transparence, il simplifie et rationalise la gestion des archives au quotidien et précise les responsabilités de chacun dans la conservation des dossiers. Il permet également d’évaluer les besoins en espace et d’anticiper les opérations d’élimination et de versement. \n\nCet outil n’est pas figé, il peut évoluer selon les modifications d’organigrammes, les nouvelles attributions du service. C’est un outil vivant, qu’il faut mettre à jour régulièrement. \n\nLe tableau de gestion propose des règles de conservation et de sélection pour les documents. Il définit les documents qui seront à conserver pour les générations futures. \nPour définir le sort final des documents, plusieurs critères sont à prendre en compte : \n> les critères juridiques (prescription civile, pénale, etc.) ou administratifs (besoins du service), sur la base desquels est définie une durée d'utilisation administrative (D.U.A.) \n> l’intérêt historique qui est évalué par les Archives départementales, avec l'aide des services versants. \n\nD'une manière générale, et sauf exceptions, sont éliminables à l'expiration de la DUA. : \n> les documents d'intérêt administratif à court terme \n> les documents conservés par ailleurs en original \n> certains documents dont les données se retrouvent dans des documents récapitulatifs (statistiques, bilans, etc.) \n> une grande partie des documents de nature financière et comptable. \n\nCet outil de gestion détermine quand et de quelle façon les documents produits et reçus par un service passeront d’une phase à l’autre de leur cycle de vie."]
[null,null,null,"Le cycle de vie des archives"]
[null,null,null,"> les archives courantes sont les documents d’utilisation habituelle pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus. Elles sont gérées par le service et classées à proximité immédiate.\n\n> les archives intermédiaires sont les documents qui ont cessé d’être des archives courantes mais ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de tris et d’éliminations. Elles sont stockées dans des locaux plus éloignés des services (local de préarchivage). \n\n> les archives définitives ou historiques sont les archives qui ont subi les tris et éliminations praticables et doivent être conservées sans limitation de durée aux Archives départementales. "]
[null,null,null,"Utilisation du tableau de gestion"]
[null,null,null,"A chaque typologie documentaire est attribuée une durée d’utilité administrative et un sort final. \n\nDurée d’utilité administrative : durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.\n\nLe tableau de gestion se décline en six colonnes :\n\n> La première colonne intitulée « Numéro d’ordre » sert de référence commune aux services producteurs et au service d’Archives. Ce numéro d’ordre est à renseigner sur les bordereaux de versement et d’élimination.\n\n> La deuxième colonne (« Type de document ») est consacrée à la typologie des documents, elle recense les différentes catégories de documents (dossiers, pièces) produits et reçus dans le cadre de l’activité administrative concernée.\n\n> La troisième colonne (« Texte de référence ») précise les références des textes législatifs ou réglementaires qui donnent des indications sur les documents ou leurs délais de conservation.\n\n> La quatrième colonne est consacrée à la « DUA », durée d’utilité administrative. Celle-ci est exprimée en années et calculée en fonction de la durée de conservation légale. \nLes documents peuvent être conservés plus longtemps dans le service si le besoin s’en ressent mais jamais moins longtemps. \n\n> La cinquième colonne, « sort final »,  comporte plusieurs possibilités : \n               o Destruction : signifie que les documents peuvent être intégralement éliminés après obtention du visa du directeur des Archives départementales. \n               o Versement : versement des documents aux Archives départementales pour une conservation sans limite de temps.\n               o Tri : un tri est effectué dans les documents, une partie est à éliminer, l’autre partie est à verser aux Archives départementales. Les critères de tri sont précisés dans la colonne suivante.\n\n> La sixième colonne, « observations », précise les critères de tri si besoin. On y renseignera tout élément susceptible d’apporter des précisions sur les documents concernés ou leur DUA. "]
[null,null,null,"Exemple : "]
[null,null,null,"N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
[null,null,null,null,"Formation"]
[null,null,null,"18 SG","Plan de formation annuel ou pluriannuel","Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008","validité","Conservation"]
[null,null,null,"19 SG","Documents préparatoires.",null,"validité du plan de formation","Tri","Critère de tri : Conserver les notes ou rapports de synthèse des chefs de services et éliminer le reste."]
[null,null,null,"20 SG","Bilan du plan de formation.",null,"5 ans","Conservation"]
[null,null,null,"21 SG","Formation organisée en interne : dossier préparatoire.",null,"5 ans","Tri","Critère de tri : Conserver les dossiers relatifs aux formations particulières (liées à un événement ou exceptionnelles) et éliminer les dossiers des formations récurrentes."]
[null,null,null,"22 SG","Liste des agents partis en stage",null,"1 an","Destruction"]
[null,null,null,"23 SG","Doubles de frais de déplacement",null,"1 an ","Destruction"]
[null,null,null,"La procédure de versement"]
[null,null,null,"Au terme de leur DUA, les documents signalés dans le tableau de gestion comme devant être conservés définitivement doivent être versés aux Archives départementales de Vaucluse. \nLe versement est à la fois une opération matérielle de transfert et une opération administrative de transfert de responsabilité. Chaque versement doit être accompagné d’un bordereau de versement (liste des documents boîte par boîte). Ce bordereau, signé par les deux parties (service versant et service d’archives) est la preuve de la remise des documents et de leur transfert de responsabilité. "]
[null,null,null,"La procédure d’élimination"]
[null,null,null,"Les documents arrivés au terme de leur DUA et voués à la destruction doivent être listés dans la demande de visa d’élimination. Les archives publiques ne peuvent être détruites sans l’obtention du visa du directeur des Archives départementales de Vaucluse. \nLa destruction des documents doit être opérée de façon à garantir la confidentialité des informations. C’est pourquoi nous vous recommandons de recourir à un prestataire qui vous délivrera un certificat de destruction, attestant que l’élimination s’est déroulée correctement. \n\nLes DUA et sorts finaux mentionnés sur le tableau de gestion sont des minima à respecter : aucun document ne peut être trié ou éliminé avant le terme de la DUA. Il est cependant possible à un service producteur de conserver plus longtemps les documents éliminables, à charge pour lui d’en assurer la conservation et le stockage, qui ne peuvent dans ce cas être imposés aux Archives départementales. \nAucun document dont la conservation définitive est préconisée ne doit être éliminé. "]
[null,null,null,"Informations pratiques "]
[null,null,null,"Coordonnées des Archives départementales\n\nArchives départementales (directrice : Christine Martella)\nPalais des Papes \n84000 Avignon \n\nL'équipe des archives contemporaines (archives-contemporaines@cg84.fr) :\n\n• Claire Vidal, responsable de l'équipe - 04 90 86 71 73\n• Anaïs Avossa - 04 90 86 71 59\n• Guillaume Chauvet - 04 90 86 71 67\n• Catherine Fina-Reversac - 04 90 86 71 57\n"]
[null,null,null,"Notes sur ce tableau de gestion"]
[null,null,null,"Version validée le 2 septembre 2014.\nModifications le 27 novembre 2015 : lignes 2 SSDC, 3 SSDC, 5 et 6 SSDC, 10 SSDC, 13 SSDC."]

{"sheet":"ISR-Secrétariat direction","index":2,"n_rows":17,"n_cols":6,"rows_kept":17,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[0,0,0,5],[3,1,3,5],[12,1,12,5]]}
["Secrétariat de direction - DISR"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
[null,"Documents généraux"]
["1 SDISR","Chrono : notes internes, notes au Président",null,"5 ans","Destruction"]
["2 SDISR","Dossiers \"échanges d'informations\" (entre les directeurs er le directeur général adjoint)",null,"Durée d'utilité pour le service","Destruction"]
["3 SDISR","Dossier préparatoire à la commission développement et travaux publics",null,"1 an","Destruction"]
["4 SDISR","Marchés publics (copie des pièces originales)",null,"Durée d'utilité pour le service","Destruction"]
["5 SDISR","Marchés publics (pièces origniales)",null,null,null,"Voir le tableau des gestion du service central des marchés"]
["6 SDISR","Comptes rendu de CTP (commission technique paritaire) et de CHS (commission hygiène et sécurité)",null,"Durée d'utilité pour le service","Destruction"]
["4 SSDC","Arrêtés temporaires ",null,"5 ans","Destruction","Concernent la circulation temporaire : déviation, manifestation sur la voie publique…"]
["8 SDISR","Dossiers des agents de la direction",null,"Jusqu'au départ de l'agent de la direction","Destruction","Il s'agit de doubles.\nChaque service gère les dossiers de ses agents."]
[null,"Dossiers thématiques"]
["9 SDISR","Dossiers \"communes\" : correspondance, demandes d'interventions d'élus et de particuliers et originaux des conventions",null,"10 ans","Tri","Critères de tri : conserver quelques spécimens.\nUne copie de la convention est annexée à la délibération conservée par le service de l'assemblée."]
["10 SDISR","Dossiers \"partenaires\" (par ex. SNCF, EDF, groupement de communes, syndicats mixtes) et dossiers \"évènements\" (par ex. Tour de France)",null,"10 ans","Tri","Dossiers constitués par le service à usage interne.\nCritères de tri : conserver quelques spécimens."]
["11 SDISR","Dossiers \"cantons\" : dossier synthétisant les actions menées à l'échelle de chaque canton",null,"Durée d'utilité pour le service","Tri","Critères de tri : conserver quelques spécimens."]
["12 SDISR","> Dossiers spécifiques \n> Mise en place des procédures de gestion de crise et des astreintes par le Département suite à la dernière décentralisation (2006-2008)",null,"Durée d'utilité pour le service","Tri","Chaque directeur détermine à quel moment il veut verser les dossiers qu'il suit personnellement (par défaut ces dossiers doivent être versés aux archives départementales à chaque changement de directeur).\nCritères de tri : conserver les dossiers les plus intéressants pour l'histoire du Département."]

{"sheet":"ISR-Secrétariat SEGE","index":3,"n_rows":19,"n_cols":6,"rows_kept":19,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[0,0,0,5],[8,3,10,3],[8,4,10,4],[8,5,10,5]]}
["Secrétariat du service entretien, gestion, exploitation"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
[null,"Secrétariat"]
["1 SSEGE","Chrono du courrier départ",null,"2 ans","Destruction"]
["2 SSEGE","Copies de dossiers d'agents : liasses de congés, ordres de mission, frais de déplacement, demandes de formations…",null,"Utilité du service","Destruction","Ces documents sont des copies constituées par le service. "]
["3 SSEGE","Notes internes produites par le service entretien, gestion et exploitation ",null,"5 ans","Destruction"]
["4 SSDC","Arrêtés temporaires ",null,"5 ans","Destruction","Concernent la circulation temporaire : déviation, manifestation sur la voie publique…"]
["5 SSEGE","Ordres de service :",null,"10 ans","Destruction","Ces documents sont produits dans le cadre des marchés publics, la comptabilité conserve les originaux. "]
[null,"> registre"]
[null,"> copies"]
["6 SSEGE","Copies des lettres de commande",null,"1 an","Destruction"]
["7 SSEGE","Gestion et aménagement des routes et des abords : conventions originales et avenants",null,"Durée de vie de l'équipement","Destruction","Ces conventions sont passées entre deux collectivités et concernent l'aménagement paysager des bords de routes, la construction des arrêts de bus… Elles donnent lieu à un rapport et à une délibération qui seront conservés par le service de l'Assemblée. "]
["8 SSEGE","Dossiers historiques par communes : correspondance entre services, administrations et usagers ; bordereaux d'envoi ",null,"Utilité du service","Destruction","Cette collection est constituée par le secrétariat. Les documents originaux sont contenus dans les dossiers techniques instruits par les conducteurs d'opération. "]
[null,"Dossiers classés par thèmes (ex. Pont de l'Europe)",null,"Utilité du service","Destruction","Cette collection est constituée par le secrétariat. Les documents originaux sont contenus dans les dossiers techniques instruits par les conducteurs d'opération. "]
[null,"Dossiers des archives"]
["9 SSEGE","Tableaux de gestion",null,"Validité","Destruction"]
["10 SSEGE","Acte d'engagement",null,"Validité","Destruction"]
["11 SSEGE","Procédures d'archivage : bordereaux de versement et délimination",null,"Sans objet","Sans objet","Ces documents sont à conserver indéfiniment."]

{"sheet":"ISR-Conducteurs SEGE","index":4,"n_rows":24,"n_cols":6,"rows_kept":24,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[0,0,0,5],[10,2,22,2],[10,4,22,4],[10,3,22,3],[10,5,22,5],[10,0,23,0]]}
["Service entretien gestion exploitation - Conducteurs d'opération"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
["1 CSEGE","Marchés publics (doubles) :\n > MAPA\n > Appels d'offres\n ",null,"Utilité du service","Destruction","Les originaux sont conservés par ailleurs (Cellule contrôle des marchés et service central des marchés)."]
["2 CSEGE","Opérations d'entretien : gestion des crédits (doubles)",null,"Utilité du service","Destruction","Les originaux sont conservés par ailleurs (direction des finances)."]
["3 CSEGE","Dossier unique de maîtrise d'ouvrage (aménagement paysagé, aires de repos) :\n > avant-projet,\n > projet,\n > factures, bons de commande (doubles),\n > convention d'aménagement (doubles),\n > constats et/ou réception des travaux (doubles),",null,"Utilité du service","Tri","Même si le dossier est constitué essentiellement de doubles, un tri mécanique se justifie dans la mesure où ce dossier unique est le seul à contenir l'ensemble des pièces concernant ce type de procédure et permet d'en avoir une vision d'ensemble.\nCritère de tri : conserver un dossier par an."]
["4 CSEGE","Dossiers thématiques",null,"10 ans","Versement","Le chancre coloré, par exemple."]
["5 CSEGE","Plan de gestion du patrimoine arboré",null,"Utilité du service","Versement","Ce plan n'est plus actualisé depuis 2007 et n'est pas exploitable en l'état, à voir dans quelles conditions ce plan peut être versé aux archives départementales."]
["6 CSEGE","Document d'organisation de la viabilité hivernale","Circualire AD 98-5 DU 19 juin 1998","3 ans","Tri","Critère de tri : conserver le bilan annuel."]
["4 SSDC","Arrêtés temporaires ",null,"5 ans","Destruction","Concernent la circulation temporaire : déviation, manifestation sur la voie publique…"]
["8 CSEGE","Dossier unique d'opérations de la cellule \"chaussée\" :",null,"10 ans","Tri","Ce dossier unique est un dossier de travail composé essentiellement de copies de pièces originales. Le tri se justifie dans la mesure où ce dossier unique est le seul à contenir l'ensemble des pièces concernant ce type de procédures et permet d'en avoir une vision d'ensemble.\n\nCritère de tri : conserver les dossiers les plus importants."]
[null,"> fiches techniques,"]
[null,"> comptes rendus de réunions de chantier,"]
[null,"> prix nouveaux, mise à jour des marchés,"]
[null,"> état d'accompte,"]
[null,"> correspondance,"]
[null,"> constatations du coordinateur SPS (sécurité et protection de la santé),"]
[null,"> \"1 %\" artistique,"]
[null,"> pièces du marché,"]
[null,"> bordereau des prix, CCTP (cahier des clauses techniques particulières),"]
[null,"> promesses de vente des particuliers,"]
[null,"> plans de bornage (implantation des emprises),"]
[null,"> réception des travaux,"]
[null,"> plans de récolement des réseaux enterrés.",null,"10 ans","Versement"]

{"sheet":"ISR-Ouvrages d'arts","index":5,"n_rows":75,"n_cols":6,"rows_kept":75,"cut":false,"hidden":false,"merged":[[42,1,42,5],[56,1,56,5],[68,1,68,5],[0,0,0,5],[4,1,4,5],[16,1,16,5],[30,1,30,5],[3,1,3,5],[29,1,29,5],[55,1,55,5]]}
["Service entretien gestion exploitation - Cellule ouvrages d'arts"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
[null,"OUVRAGES D'ARTS"]
[null,"Gestion des ouvrages d'arts "]
[null,"Remise d'ouvrage"]
["1 COASEGE","Dossier d'exécution des travaux",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Versement"]
["2 COASEGE","Plan de récolement des travaux réalisés",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Versement"]
[null,"Connaissance du patrimoine",null,null,null,"Le service gère une base de données Géomap ouvrages d'arts pour les 2500 ponts du Vaucluse."]
["3 COASEGE","Inventaire de recensement du patrimoine",null,"Utilité du service","Versement"]
["4 COASEGE","Plans",null,"Utilité du service","Versement"]
["5 COASEGE","Plans de récolement",null,"Utilité du service","Versement"]
[null,"Surveillance organisée"]
["6 COASEGE","Visites annuelles, contrôle annuel : procès verbaux des agences routières",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Versement"]
["7 COASEGE","Visites triennales, IQOA (images qualité ouvrages d'arts) : procès verbaux par les conducteurs de travaux",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Versement"]
["8 COASEGE","Inspections détaillées périodiques (IDP) réalisées par des bureaux d'études :\n > rapports avec conclusion finale\n > photographies\n > plans de situation\n > plans de coupe",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Versement"]
[null,"Entretien et réparations des ouvrages d'art réalisé par le service travaux"]
[null,"Entretien courant réalisé par les agences routières"]
["9 COASEGE","Fiche de contrôle annuel ",null,"Utilité du service","Destruction"]
[null,"Entretien spécialisé"]
["10 COASEGE","Marchés à bon de commande triennaux",null,"Utilité du service","Versement"]
["11 COASEGE","Dossier de travaux",null,"Utilité du service","Versement"]
[null,"Projet d'étude de réparation"]
["12 COASEGE","Etude préalable à la consultation des entreprises :\n > dossier d'utilité publique (enquête, dossier d'acquisition, évaluation)\n > dossier des études géologiques et géotechniques\n > dossier des études architecturales\n > correspondance et autorisations",null,"10 ans","Versement"]
["13 COASEGE","Consultation des entreprises et marchés de travaux :\n> dossier de définition du marché (MAPA ou autre marché)\n    > CCAP (Cahier des clauses                             administratives particulières)\n    > CCTP (cahier des clauses techniques particulières)\n    > cahier des clauses communes\n    > règlement de la consultation\n    > documentation publicitaire de l'entreprise\n> dossier de travaux\n> rapport de présentation du marché\n> avenant du marché",null,"10 ans","Versement"]
["14 COASEGE","Offre non retenues",null,"5 ans ","Destruction"]
["15 COASEGE","Etude postérieure à la dévolution des travaux :\n> note de calculs d'exécution\n> plans et dessins d'exécution (comportant le visa du maître d'œuvre)\n> notes de calculs et plans relatifs aux ouvrages provisoires\n> épreuve d'étude des bétons",null,"10 ans","Versement"]
["16 COASEGE","Déroulement des travaux :\n> recueil des ordres de services (OS)début et fin des travaux, technique et de réception\n> contrôle et réception des matériaux (contrôle béton, contrôle précontrainte, plan assurance qualité définitif)\n> comptes rendus des réunions de chantier",null,"10 ans","Versement"]
["17 COASEGE","Etat de référence :\n> procès-verbal de réception\n> plans de récolement (réseau et ouvrage)\n> dossier photographique\n> procès-verbal des épreuves réglementaires\n> plan général de coordination en matière de sécurité de protection de la santé",null,"10 ans","Versement"]
[null,"MURS DE SOUTENEMENT ET PPHM (PORTIQUES, POTENCES ET HAUTS MÂTS DE SIGNALISATION)"]
[null,"Gestion des murs de soutènement et des PPHM (portiques, potences, et hauts mâts de signalisation)"]
[null,"Remise d'ouvrage"]
["18 COASEGE","Dossier d'exécution des travaux",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Destruction"]
["19 COASEGE","Plan de récolement des travaux réalisés",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Destruction"]
[null,"Connaissance du patrimoine",null,null,null,"Le service va gérer une base de données Géomap pour les 1800 murs de soutènement et 150 PPHM du Vaucluse."]
["20 COASEGE","Inventaire de recensement du patrimoine",null,"Utilité du service","Destruction"]
["21 COASEGE","Plans",null,"Utilité du service","Destruction"]
["22 COASEGE","Plans de récolement",null,"Utilité du service","Destruction"]
[null,"Surveillance organisée"]
["23 COASEGE","Visites annuelles, contrôle annuel :\n > procès-verbaux des agences routières",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Destruction"]
["24 COASEGE","Visites triennales, IQOA (images qualité ouvrages d'arts) :\n > procès-verbaux par les conducteurs de travaux",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Destruction"]
["25 COASEGE","Inspections détaillées périodiques (IDP) réalisées par des bureaux d'études :\n > rapports avec conclusion finale\n > photographies\n > plans de situation\n > plans de coupe",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Destruction"]
[null,"Entretien et réparation des murs de soutènement et PPHM réalisés par le service travaux"]
[null,"Entretien courant réalisé par les agences routières"]
["26 COASEGE","Fiche de contrôle annuel ",null,"Utilité du service","Destruction"]
[null,"Entretien spécialisé"]
["27 COASEGE","Marché à bon de commande triennaux",null,"Utilité du service","Destruction"]
["28 COASEGE","Dossier de travaux",null,"Utilité du service","Destruction"]
[null,"Projet d'étude de réparation"]
["4 SSDC","Arrêtés temporaires ",null,"5 ans","Destruction","Concernent la circulation temporaire : déviation, manifestation sur la voie publique…"]
["30 COASEGE","Consultation des entreprises et marchés de travaux :\n> dossier de définition du marché (MAPA ou autre marché)\n    > CCAP (Cahier des clauses                             administratives particulières)\n    > CCTP (cahier des clauses techniques particulières)\n    > cahier des clauses communes\n    > règlement de la consultation\n    > documentation publicitaire de l'entreprise\n> dossier de travaux\n> rapport de présentation du marché\n> avenant du marché",null,"10 ans","Destruction"]
["31 COASEGE","Offre non retenues",null,"5 ans"," Destruction"]
["32 COASEGE","Etude postérieure à la dévolution des travaux :\n>Note de calculs d'exécution\n>Plans et dessins d'exécution (comportant le visa du maître d'œuvre)\n>Notes de calculs et plans relatifs aux ouvrages provisoires\n> Epreuve d'étude des bétons",null,"10 ans","Destruction"]
["33 COASEGE","Déroulement des travaux :\n>Recueil des ordres de services (OS)début et fin des travaux, technique et de réception\n>Contrôle et réception des matériaux (contrôle béton, contrôle précontrainte, plan assurance qualité définitif)\n>Comptes rendus des réunions de chantier",null,"10 ans","Destruction"]
["34 COASEGE","Etat de référence :\n> procès-verbal de réception\n> plans de récolement (réseau et ouvrage)\n> dossier photographique\n> procès-verbal éprenves réglementaire\n> plan général de coordination en matière de sécurité de protection de la santé",null,"10 ans","Destruction"]
[null,"PARADES ROCHEUSES"]
[null,"Gestion des parades rocheuses (mise en place de filets)"]
[null,"Remise d'ouvrage"]
["35 COASEGE","Dossier d'exécution des travaux",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Destruction"]
["36 COASEGE","Plan de récolement des travaux réalisés",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Destruction"]
[null,"Connaissance du patrimoine"]
["37 COASEGE","Inventaire de recensement du patrimoine",null,"Utilité du service","Destruction"]
["38 COASEGE","Plans",null,"Utilité du service","Destruction"]
["39 COASEGE","Plans de récolement",null,"Utilité du service","Destruction"]
[null,"Surveillance organisée"]
["40 COASEGE","Visites annuelles, contrôle annuel : procès-verbaux des agences routières",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Destruction"]
["41 COASEGE","Visites triennales, IQOA (images qualité ouvrages d'arts) : procès-verbaux des conducteurs de travaux",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Destruction"]
["42 COASEGE","Inspections détaillées périodiques (IDP) réalisées par des bureaux d'études :\n > rapports avec conclusion finale\n > photographies\n > plans de situation\n > plans de coupe",null,"Durée de vie de l'ouvrage","Destruction"]
[null,"Entretien et réparation des parades rocheuses réalisés par le service travaux"]
["43 COASEGE","Etude préalable à la consultation des entreprises :\n > dossier d'utilité publique (enquête, dossier d'acquisition, évaluation)\n > dossier des études géologiques et géotechniques\n > dossier des études architecturales\n > correspondance et autorisations",null,"10 ans","Destruction"]
["44 COASEGE","Consultation des entreprises et marchés de travaux :\n> dossier de définition du marché (MAPA ou autre marché)\n    > CCAP (Cahier des clauses                             administratives particulières)\n    > CCTP (cahier des clauses techniques particulières)\n    > cahier des clauses communes\n    > règlement de la consultation\n    > documentation publicitaire de l'entreprise\n> dossier de travaux\n> rapport de présentation du marché\n> avenant du marché",null,"10 ans","Destruction"]
["45 COASEGE","Offre non retenues",null,"5 ans","Destruction"]
["46 COASEGE","Etude postérieure à la dévolution des travaux :\n> note de calculs d'exécution\n> plans et dessins d'exécution (comportant le visa du maître d'œuvre)\n> notes de calculs et plans relatifs aux ouvrages provisoires\n> épreuve d'étude des bétons",null,"10 ans","Destruction"]
["47 COASEGE","Déroulement des travaux :\n> recueil des ordres de services (OS)début et fin des travaux, technique et de réception\n> contrôle et réception des matériaux (contrôle béton, contrôle précontrainte, plan assurance qualité définitif)\n> comptes rendus des réunions de chantier",null,"10 ans","Destruction"]
["48 COASEGE","Etat de référence :\n> procès-verbal de réception\n> plans de récolement (réseau et ouvrage)\n> dossier photographique\n> procès-verbal éprenves réglementaire\n> plan général de coordination en matière de sécurité de protection de la santé",null,"10 ans","Destruction"]

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["Service sécurité des déplacements et circulation routière"]
[]
["N° D'ORDRE","TYPE DE DOCUMENT","TEXTE DE REFERENCE","DUA","SORT FINAL","OBSERVATIONS"]
["1 SSDC","Dossiers par communes : avis, correspondance, comptes rendus de réunion.",null,"Utilité du service","Destruction","Ces dossiers constituent un historique de travail pour le service."]
[null,"1. Arrêtés\nLes dossiers de préparation des arrêtés sont instruits et conservés par les agences routières. L'arrêté original est signé et conservé par le service sécurité des déplacements et circulation. "]
["2 SSDC","Dossiers de gestion du domaine public et sécurité routière présentés en commission : ",null,"30 ans","Versement","Ces dossiers constituent un historique de travail pour le service, permettant de justifier de la mise en œuvre de mesures permanentes de circulation."]
[null,"> correspondance"]
[null,"> plans"]
[null,"> avis des agences routières et des services de l'Etat"]
[null,"> procès-verbal de commission"]
["3 SSDC","Suivi de la gestion des arrêtés : tableau Excel",null,"Utilité du service","Versement","Un logiciel sera mis en place pour la gestion des arrêtés. "]
["4 SSDC","Arrêtés temporaires ",null,"5 ans","Destruction","Concernent la circulation temporaire : déviations, manifestations sur la voie publique, manifestations exceptionnelles…"]
["5 SSDC","Arrêtés permanents de circulation",null,"30 ans","Versement","Concernent les régimes de priorité, les limitations de tonnage, les limitations de vitesse, les transports exceptionnels."]
["6 SSDC","Arrêtés permanents d'autorisation de voirie",null,"15 ans","Versement","Egalement appelés permissions de voirie.\nIls concernent l'occupation du domaine public départemental, notamment par les réseaux souterrains. Ils ont vocation à être renouvelés à échéance (durée de validité maximale de 15 ans)."]
[null,"2. Avis donnés par le service"]
["7 SSDC","Avis donnés par le service (dans le cadre des plans locaux d'urbanisme, des dossiers de carrière et des dossiers de la commission départementale d'aménagement commercial) :\n     > dossier reçu pour examen\n     > synthèse des avis des agences routières\n     > fiche navette d'avis",null,"5 ans","Destruction","Cette procédure est gérée par la direction de l'aménagement qui envoie les dossiers au service et reçoit les avis de plusieurs directions du conseil général. Les dossiers reçus pour examen devront être conservés plus longuement par cette direction."]
["8 SSDC","Très haut débit : avis sur la construction des réseaux",null,"Jusqu'à fourniture des plans de récolement",null,"Cette procédure est gérée par la direction de l'aménagement qui assure la restitution des plans de récolement aux gestionnaires des routes."]
[null,"> dossier reçu des agences routières",null,null,"Destruction"]
[null,"> avant-projets",null,null,"Destruction"]
[null,"> avis donné",null,null,"Versement"]
[null,"> plans de récolement",null,null,"Versement"]
["9 SSDC","Transports exceptionnels : avis donnés à la direction départementale des territoires (DDT)",null,"1 an","Destruction","La DDT conserve le dossier maitre."]
["10 SSDC","Suivi des épreuves sportives se déroulant sur le domaine public :"]
[null,"> tableau de suivi Excel",null,"1 an","Versement"]
[null,"> dossier d'organisation de manifestations exceptionnelles",null,"1 an","Tri","Critères de tri : Verser les dossiers des grandes épreuves nationales et régionales, détruire les autres dossiers.\nLes dossiers des épreuves récurrentes et des évènements de référence pourront être conservés plus longtemps par le service."]
[null,"3. Classement et déclassement de voirie"]
["11 SSDC","Dossiers de classement / déclassement de voirie par communes : ","Circulaire AD 98-5 du 19 juin 1998","10 ans","Versement","La procédure de déclassement est instruite par le direction des grands projets routiers, mais l'archivage des dossiers clos est effectué par le service sécurité des déplacements et circulation routière (SSDC)."]
[null,"> correspondance avec les collectivités"]
[null,"> convention (rapports, délibérations, plans)"]
[null,"> enquête publique"]
[null,"> suivi budgétaire : accusé de versement"]
[null,"4. Géoréférencement des bornes routières"]
["12 SSDC","Carte des PR (Points Repères) : étapes intermédiaires et travaux préparatoires",null,"Validation des versions intermédiaires + 10 ans","Destruction","Nous ne voyons pas l'intérêt de conserver à titre historique les versions intermédiaire, si la version définitive est conservée."]
["13 SSDC","Carte de référence des PR (Points Repères) : \n > version numérique mise à jour en temps réel,\n > édition annuelle (PDF, format A0) ",null,"10 ans","Tri","Critère de tri : verser un exemplaire de l'édition annuelle (PDF, format A0)."]
["14 SSDC","Base de données : tableau de tous les points statiques du réseau",null,"Validité  de la base de données + 1 an","Versement"]
[null,"5. Réseaux souterrains"]
["15 SSDC","Guichet unique : déclaration des réseaux exploités par le Département",null,"Durée de vie des réseaux","Tri","Il s'agit d'une nouvelle procédure, mise en place en juillet 2012.\nCritères de tri : conserver le dossier descriptif des réseaux et une édition des plans de récolement. Eliminer les autres pièces."]
[null,"6. Cartographie - SIR (système d'information routière)"]
["16 SSDC","Editions annuelles des cartes de circulation routière",null,"10 ans","Tri","Critère de tri : conserver les éditions des années 0 et 5.\nUne réflexion sera à mener les versions numériques de ces cartes (logiciel Mapinfo)."]
["17 SSDC","Evolution du trafic : analyse / bilan semestriel",null,"10 ans","Tri","Ces documents technico-administratifs légendent les cartes de circulation routière.\nCritère de tri : conserver les années 0 et 5 et conserver un exemplaire du livret papier destiné aux agences routières (le document original est au format Excel)."]
[null,"7. Circulation - trafic"]
["18 SSDC","Enquêtes circulation",null,"10 ans ","Versement","Base de données numériques à intégrer dans la SIR. Pour le études les plus importantes, conserver l'exemplaire papier et l'exemplaire numérique."]
["19 SSDC","Equipements positionnés sur le bord des routes (stations de comptage) : données de localisation",null,"Durée de vie des équipements","Destruction","Il s'agit d'un patrimoine technique positionné le long des routes dont les services du Département doivent assurer la maintenance."]
["20 SSDC","Transports exceptionnels : avis donnés par le Département et autorisations données par l'Etat",null,"1 an","Destruction","Les avis négatifs ou concernant les transports très conséquents peuvent être conservés plus longtemps par le service."]
[null,"8. Evènementiel"]
[null,"8.1. Cartographie"]
["21 SSDC","Plans de gestion de la circulation et des risques majeurs",null,"Utilité du service","Destruction","Une version de référence actualisée est conservée par le service pour la gestion des crises.\nIl s'agit d'un plan élaboré et transmis par les services de l'Etat."]
["22 SSDC","Plan de gestion du trafic de Vaucluse",null,"10 ans à compter de la mise à jour du plan","Tri","Il s'agit d'un plan élaboré par le Département à partir de ses propres données.\nCritères de tri : conserver un exemplaire du premier plan ainsi qu'un plan tous les dix ans."]
["23 SSDC","Carte des contraintes de circulation et transports exceptionnels",null,"Utilité du service","Tri","Une version de référence actualisée est conservée par le service pour la gestion des crises.\nCritères de tri : conserver l'historique en lien avec les arrêtés d'autorisation par catégorie"]
[null,"8.2. Documents généraux"]
["24 SSDC","Pièces de marché (originaux)","Voir le tableau des gestion du service central des marchés"]
["25 SSDC","Copies des pièces de marché",null,"Utilité du service","Tri","Critères de tri : conserver les documents techniques, détruire les copies des pièces originales transmises au service central des marchés ou à la comptabilité"]
["26 SSDC","Fiches réflexes : fiches de procédure interne pour les interventions en cas d'évènement perturbant la circulation et la gestion des crises",null,"Utilité du service","Tri","Critère de tri : conserver quelques spécimens, adaptés au fonctionnement du réseau départemental."]
[null,"8.3. Evènements climatiques"]
["27 SSDC","Centralisation des informations données par le terrain (tableaux, comptes rendus) pour les restituer aux médias et aux élus",null,"10 ans","Tri","Ces données brutes ne sont pas structurées et se retrouvent au niveau des centres routiers, des agences routières et dans la presse\nCritères de tri :  conserver les phénomènes particuliers (inondations majeures, épisodes neigeux exceptionnels), penser à imprimer les échanges électroniques relatifs à ces phénomènes."]
[null,"8.4. Evènements sportifs (ex. Tour de France)"]
["28 SSDC","Eléments de dossier",null,"Utilité du service","Destruction","Dossier thématique servant de référence technique pour chaque nouvelle édition."]
["29 SSDC","Rapports sur les évènements : états des lieux et synthèses",null,"10 ans","Versement"]
[null,"9. Accidentologie"]
["30 SSDC","Base de données accidentologie : cartographie et circonstances des accidents",null,"1 an","Versement","Cette base de donnée existe de puis 2007 et synthétise les informations données par les pompiers, les forces de l'ordre, les services de l'Etat, la presse et les agents de la direction des routes qui se trouvent sur le terrain.\nIl convient de consolider les données une fois par an et de verser aux archives départementales cette version consolidée en fin d'année."]
["31 SSDC","Etudes de sécurité routière",null,"5 ans","Tri","Critères de tri : conserver les études de référence par itinéraire,  éliminer les autres documents."]
["32 SSDC","Anomalies du réseau : notes, études par itinéraires, mesures à prendre",null,"5 ans à compter de la résolution du problème","Versement"]
["33 SSDC","Statistiques annuelles",null,"1 an","Versement"]