Droit d'accès aux documents d'archives

Les documents administratifs sont appelés ainsi lorsqu’ils permettent de prouver les droits du citoyen. En principe, ils sont communicables, mais parfois à certaines conditions ou dans certains délais.

• La communication des documents par thématiques : @docs
• L’autorité administrative en charge de la communication des documents : CADA

La consultation des documents originaux, quelle que soit leur ancienneté, est liée à leur état de conservation, elle ne doit jamais nuire à celui-ci ; car les archives, quels que soient leur support ou leurs formats, parchemin, papier, données manuscrites ou électroniques, ont vocation à être conservées pour des siècles. C’est pourquoi de plus en plus de documents ne sont pas donnés en consultation, en raison de leur fragilité ou de leur détérioration. Des supports de substitution sont mis à disposition dans un grand nombre de cas :

• Mise en ligne sur le site internet des Archives départementales ;
• Mise en ligne sur les plateformes collaboratives tel que Wikimédia ;
• Mise en ligne en salle de lecture ;
• Numérisation à la demande selon les possibilités techniques du service.

• Je complète le formulaire de demande d’accès anticipé à des documents d’archives publiques non librement communicables ;
• Je remplis la ou les fiche(s) d’identification des documents auxquels l’accès est demandé (1 fiche par document) ;
• Je m’aide de la notice « Comment remplir ma demande ? » ;
• Je justifie de mon identité avec ma pièce d’identité ou carte professionnelle ;
• Pour les généalogistes, je joins le mandat du notaire ;
• J’envoie mon dossier par courrier à : Pôle des patrimoines de Vaucluse - Memento - Archives départementales - 180 rue Rosalie Bordas - 84140 Avignon-Montfavet

• Je transmets ma demande, par courrier, aux Archives départementales de Vaucluse (même pour les dossiers encore détenus par les services producteurs) ;
• A réception, le service des archives départementales contrôle mon dossier et l’envoi par courrier au service producteur pour avis ;
• Une fois l’avis obtenu, le service des Archives départementales notifie par courrier la décision uniquement si celle-ci est positive. En effet, en cas de refus, c’est le Service Interministériel des Archives de France (SIAF), qui prendra contact avec moi et qui m’informera de la suite de la procédure.
• En cas d’accord, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

° Le document est conservé aux Archives départementales de Vaucluse, et il est numérisable, la notification est envoyée par voie postale et le document par voie électronique ;

° Le document est conservé aux Archives départementales de Vaucluse, et il n’est pas numérisable, l’invitation de venir le consulter en salle de lecture est indiquée dans la notification transmise par voie postale ;

° Le document est conservé chez le producteur, un contact vous est indiqué dans la notification transmise par voie postale

• La numérisation des archives est une opération longue et exigeante, au coût élevé.
• Les sources les plus demandées par les internautes sont priorisées, permettant de faire de l’histoire familiale et personnelle, de rechercher des origines de propriétés, etc
• Le service des archives départementales de Vaucluse a pour politique de numérisation de mettre en ligne les documents qu’il évalue remarquables et/ou en lien avec les programmes de réalisation d’inventaires.

• Elles sont communicables en salle de lecture mais pas encore sur Internet – les délais de protection des données personnelles sont en effet plus longs ;
• Elles ne sont pas encore « prêtes » pour la mise en ligne : leur inventaire est en cours de réalisation ;
• Ce sont des documents numérisés à la demande, qui intéressent essentiellement le demandeur (pièces ou actes isolés).

En application du Code des relations entre le public et l'administration (Livre III, Titre II sur la réutilisation des informations publiques, articles L321-1 à L327-1), les images de documents détenus par les Archives départementales de Vaucluse peuvent être réutilisées et/ou diffusées à des fins commerciales ou non. Cette concession s’exerce sur la base d'une licence ouverte et gratuite [ci-dessous] et d'une délibération votée par le Conseil départemental de Vaucluse le 28 avril 2017 [ci-dessous]. La tarification des reproductions et des modalités d’obtention sera revue fin d’année 2026.
Le "ré-utilisateur" est tenu par ailleurs tenu de se conformer aux dispositions énoncées ci-dessous.

• Mention de la source sous la forme : Arch. dép. Vaucluse accompagnée de la cote (ex : Arch. dép. Vaucluse 3 E 15/1208) et de la date du document ou de sa mise à jour ;
• Respect du cadre légal relatif à la protection des données à caractère personnel (loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles) ;
• Respect des droits de cessibilité sur une œuvre intellectuelle.

Sphère privée

Les archives dites privées, ne tombent pas sous la même réglementation de celle des documents publics. Il convient aux particuliers qui donnent leurs archives de définir eux-mêmes sous quelles conditions, ils ou elles souhaitent partager les documents. En savoir plus sur les archives privées.

Je peux réaliser mes propres clichés :

• en effectuant des prises de vue, sans flash, à l’aide de mon appareil photo numérique ou d'un scanner portable personnel ;

Je peux commander la reproduction :

• en sollicitant le service reprographie en s’adressant au président en salle de lecture. Les images sont ensuite adressées par courrier électronique par l’adresse suivante : archives84@vaucluse.fr

Ma demande doit être précise, formulée clairement et saisie dans les formulaires adaptés. Les images sont ensuite déposées sur la plateforme dédiée.

Je peux demander la copie numérisée :

• D’un acte transcrit aux hypothèques ;
• D’un jugement de divorce ;
• D’une déclaration de succession ;
• D’un acte de notaire ;
• D’un registre de matricule militaire. A noter, certains sont déjà numérisés dans notre base de données ;
• D’un autre jugement.

Pour toute autre demande, il est possible d’utiliser le formulaire pour les demandes « divers » et le service des Archives vous répondra dans les meilleurs délais.