La bonne gestion des archives est un atout incontournable de la modernisation de l’administration, en sécurisant l’action publique, en améliorant son efficacité, en garantissant une information de qualité, sur la longue durée, et en garantissant ainsi les droits des citoyens.
La bonne gestion de ses archives permet à l’administration de garder une trace fiable et opposable de ses engagements et décisions, de ses droits et de ceux des usagers. Il est indispensable d'organiser les dossiers dès leur ouverture et de les trier régulièrement afin d’éviter une charge de travail supplémentaire à leur clôture.
Services de l’État, collectivités, autres services publics, vous trouverez ici les circulaires ministérielles ou instructions de tri et les tableaux de gestion réalisés par les Archives départementales de Vaucluse pour vos services.
Fusion, fermeture de service, réorganisation, déménagement : anticiper la gestion de vos archives est une obligation légale et la condition de la continuité de l'action publique.
Les archives produites par les collectivités territoriales et leurs groupements sont des archives publiques dont la conservation est organisée dans l’intérêt du public.
La conservation des archives est une compétence obligatoire pour favoriser la bonne gestion des affaires communales et intercommunales, pour justifier des droits administratifs et pour sauvegarder la mémoire du territoire.
Pour les communes de moins de 2 000 habitants, le dépôt des archives les plus anciennes aux Archives départementales est obligatoire, avec possibilité de dérogation.
Les communes et intercommunalités peuvent recevoir des aides départementales pour des projets de restauration de leurs archives.
Le contrôle scientifique et technique des Archives départementales s’exerce aussi sur l’aménagement des locaux d’archives dans les collectivités.
La note d’information du Service interministériel des Archives de France DFP/SIAF/2012/014 du 30 octobre 2012 prévoit le sort des archives des EPCI et des syndicats mixtes dissous à la suite de l’application de la loi n°2010-1563 du 16 décembre 2010 de réforme des collectivités territoriales.
Le récolement se présente sous la forme d'un procès-verbal de décharge (pour le maire sortant), et de prise en charge (pour le maire entrant), accompagné d'un état sommaire ou détaillé des archives présentes en mairie.
La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public, tant pour les besoins de la gestion que de la justification des droits des personnes physiques, morales, publiques ou privées.
La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public, tant pour les besoins de la gestion que de la justification des droits des personnes physiques, morales, publiques ou privées.
Les archives doivent être conservées dans des salles exclusivement réservées à cet usage.
Les documents administratifs produits par les établissements de santé sont des archives publiques et sont, à ce titre, librement communicables (code du patrimoine, art. L213-1), sous réserve de délais particuliers établis à l’art. L213-2.
Les archives d’un établissement de santé doivent être gérées lors de la fermeture de celui-ci et ne doivent pas être laissées à l’abandon.
Les officiers publics et ministériels sont responsables de la gestion des archives publiques qu’ils produisent jusqu’à leur versement obligatoire dans le service d’archives dont ils dépendent
Les archives renferment la trace du passage des hommes dans l’histoire et offrent des clés de compréhension de la société. Sur ce fondement, les archives privées, sources incarnées d’un territoire défini, participent à l’écriture de son histoire et constituent une des pierres angulaires du patrimoine local.
