Le recours à l’externalisation des archives publiques « papier » comme « numériques » est une solution pour accéder rapidement à une conservation de qualité lorsque les locaux arrivent à saturation, en respectant toutefois certaines règles.
Quels documents peuvent être externalisés ?
L’externalisation de la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier ou support numérique, est autorisée (livre II du Code du patrimoine, articles L 212-4 et R 212-19 à 31), à la condition que le « tiers archiveur » soit titulaire d’un agrément en cours de validité.
Cas particulier des archives de santé
Concernant les établissements de santé, il est également possible de confier leurs archives courantes et intermédiaires à une société d’archivage privée, qu’elles soient papier ou numérique, à condition de respecter les dispositions relatives aux hébergeurs de données de santé à caractère personnel (code de la santé publique, art. L 1111-8). L’agrément est délivré par le ministère en charge de la santé publique pour le cas particulier des données personnelles de santé.
Comment confier ses archives à un tiers archiveur ?
Le prestataire doit absolument être titulaire d’un agrément délivré par le préfet du département où est situé le siège du prestataire. La liste des prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier est tenue à jour par le Service interministériel des Archives de France et consultable sur FranceArchives.
Une déclaration préalable d’externalisation d’archives publiques courantes et intermédiaires doit être faite aux Archives départementales. Un contrat de dépôt doit être établi, précisant la nature et le support des archives confiées en externalisation, le contenu précis des prestations et résultats attendus, les garanties, les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l’administration des archives et de leur restitution au déposant au terme du contrat.
L’accompagnement des archivistes reste indispensable, en particulier sur les termes des contrats. La légitimité du contrôle scientifique et technique exercé par le directeur des archives départementales demeure entière, et peut se traduire par des contrôles sur place des documents déjà confiés à un tiers archiveur ou en voie de l’être. Tout dysfonctionnement constaté dans les modalités de conservation ou de communication des archives externalisées doit être signalé sans délai aux Archives départementales.