L’emprunt de document
Le prêt de document joue un rôle important dans la mission de diffusion des données librement accessibles et dans la transmission du patrimoine écrit du Département.
Vous représentez une institution, une association et vous souhaitez, dans le cadre d’une exposition emprunter des documents d’archives ? Le service répond aux demandes de prêt, en France et à l’étranger, et développe également des partenariats avec d'autres institutions pour des coopérations ou l'itinérance de ses expositions.
Avant l'emprunt
Contact
Madame la directrice
Pôle des patrimoines de Vaucluse – Memento – Archives départementales
180 rue Rosalie Bordas
84140 Avignon-Montfavet
Ou par mail à l’adresse suivante :
archives84@vaucluse.fr
Traitement par le service des archives
Après réception de la fiche, un mail d’accusé de réception de la demande est envoyé au demandeur par le responsable des prêts qui assure l’instruction et le suivi des dossiers.
La demande est ensuite examinée par le restaurateur et la chargée du public scientifique.
Après avis favorable, sont établis les documents suivants :
- Le contrat de mise à disposition des documents ;
o La liste des objets prêtés avec mention de leur valeur d'assurance ;
o Le facility report fourni par l'emprunteur lors de sa demande ;
- Le constat d'état contenant :
o L'état de chaque document avec photos prises par le service des Archives ;
o La fiche technique mentionnant les conditions de prêt (reproduction, diffusion, conservation).
Le constat d’état est dressé conjointement par les parties, au départ des documents et au retour des documents dans les locaux des Archives départementales.
Conditions du prêt
Mise à disposition et restitution des documents :
- Les documents sont mis à disposition au plus tôt 15 jours ouvrables avant l’ouverture de l’exposition.
- Leur restitution est attendue dans un délai de 15 jours après la clôture.
Frais à la charge de l’emprunteur
Dans tous les cas, l’emprunteur aura à sa charge les coûts suivants :
- Assurance
- Emballage, transport et installation
- Convoiement aller et retour
- Tous les frais afférents au voyage sont à la charge de l’emprunteur
Le cas échéant, il devra également s’acquitter des frais suivants :
- Restauration
- Encadrement
- Prise de vue et reproduction pour catalogue
Transport et convoiement
La présence d’un convoyeur des Archives départementales de Vaucluse peut-être exigée à chaque étape du mouvement des documents : enlèvement, transport, livraison, installation jusqu’à la vitrine fermée puis lors du démontage jusqu’au retour des documents. Le convoyeur représente le service des Archives et a toute autorité d’action pour garantir la protection des documents dont il est responsable.
Le choix des transporteurs est obligatoirement validé par le service des archives.
Catalogues
Lorsque l’exposition fait l’objet d’un catalogue, 2 exemplaires devront être adressés aux Archives départementales de Vaucluse.