Présentation
Le Code du patrimoine, art. L 212-1, précise que « les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données […] produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
Les archives électroniques donc l’ensemble des données au format numérique : fichiers bureautiques, messageries, fichiers photo ou vidéo, données des logiciels, courriels, etc. Elles obéissent aux mêmes règles de classement, de versement et d’élimination que les archives sur support physique.
Pour permettre la collecte et la conservation des archives électroniques, les archives départementales peuvent vous accompagner pour
- structurer et classer une arborescence serveur ;
- mettre en place de bonnes pratiques de gestion ;
- sécuriser les données dans le cadre d’un processus de numérisation ;
- sécuriser le sort des données dans tout projet de systèmes d’information (développement ou migration) ;
- collecter et conserver les versements d’archives électroniques.
Conserver ses données sur le long terme AD36, 37
Nommage des dossiers et fichiers électroniques
Un fichier bien nommé est un fichier qu'on retrouve sans perdre de temps à le chercher. L’établissement de règles simples permet d'éviter les doublons, les pertes et la confusion entre les versions.
Bon à savoir
Pour vous aider, les archives départementales de Vaucluse ont rédigé une fiche mémo à imprimer et conserver sur son bureau.
Organiser une arborescence serveur
Un serveur bien organisé est structuré par un plan de classement qui permet de répartir les fichiers informatiques dans une arborescence hiérarchique de répertoires et de dossiers. Sa bonne compréhension par tous les utilisateurs est donc essentielle. Le plan de classement s’élabore collectivement et doit être validé par l’ensemble des utilisateurs. Non figé dans le temps, sa pertinence est questionnée régulièrement : il doit faire l’objet de mises à jour.
Bon à savoir
Pour vous aider, les archives départementales de Vaucluse ont rédigé une fiche synthétique sur l’organisation d’une arborescence
Éliminer des archives papier après les avoir numérisées
Certains projets de dématérialisation de procédures incluent une étape de numérisation de documents sur support papier (qu’il s’agisse d’un stock d’anciens dossiers ou d’un flux de nouveaux dossiers).
Si l’article 1379 du Code civil modifié par l’ordonnance du 10 février 2016 reconnaît la valeur probante d’une copie fiable et durable, quel qu’en soit le support, une simple numérisation ne permet toutefois pas la destruction des documents originaux. En effet, l’élimination de ces documents papier numérisés reste soumise à l’obtention préalable du visa des archives départementales, après audit des conditions de numérisation et de stockage des données, et ce, même pour des données éliminables à terme. Comment obtenir cette autorisation d’élimination ?
Bon à savoir
Pour vous guider dans la démarche de numérisation fidèle d’archives, les archives départementales de Vaucluse mettent à votre disposition un guide d’auto-évaluation.
Que faire des données en cas de changement de logiciel ?
- Conserver les mails
- Externaliser la conservation de ses archives électroniques (AD04)