Emprunter des documents

Vous représentez une institution, une association et vous souhaitez, dans le cadre d’une exposition emprunter des documents d’archives ? Le service répond aux demandes de prêt, en France et à l’étranger, et développe également des partenariats avec d'autres institutions pour des coopérations ou l'itinérance de ses expositions.

Après réception du courrier officiel, un mail d’accusé de réception de la demande est envoyé au demandeur par le responsable des prêts qui assure l’instruction et le suivi des dossiers.

La demande est ensuite examinée par les responsables des fonds.

Après avis favorable, une lettre officielle d’accord de prêt est adressée, accompagnée de la convention de mise à disposition des documents ou fiches de demande de prêt des documents, contenant :

• la liste des objets prêtés avec mention de leur valeur d’assurance ;
• le facility report fourni par l’emprunteur lors de sa demande ;
• la fiche technique mentionnant les conditions de conservation et de présentation des documents.

Mise à disposition et restitution des documents

• Les documents sont mis à disposition au plus tôt 15 jours ouvrables avant l’ouverture de l’exposition.
• Leur restitution est attendue dans un délai de 15 jours après la clôture.
• Un constat d’état est dressé conjointement par les parties, au départ des documents et au retour des documents dans les locaux des archives départementales. Un constat d’état à l’arrivée et au départ du lieu d’exposition de l’emprunteur peut également être réalisé.

Dans tous les cas, l’emprunteur aura à sa charge les coûts suivants :

• Assurance
• Emballage, transport et installation
• Convoiement aller et retour.
• Tous les frais afférents au voyage sont à la charge de l’emprunteur

Le cas échéant, il devra également s’acquitter des frais suivants :

• Restauration
• Encadrement
• Prise de vue et reproduction pour catalogue

La présence d’un convoyeur des Archives départementales de Vaucluse – peut-être exigée à chaque étape du mouvement des documents : enlèvement, transport, livraison, installation jusqu’à la vitrine fermée puis lors du démontage jusqu’au retour des documents. Le convoyeur représente le service des Archives et a toute autorité d’action pour garantir la protection des documents dont il est responsable.

Le choix des transporteurs est obligatoirement validé par le service des archives.

Lorsque l’exposition fait l’objet d’un catalogue, 2 exemplaires devront être adressés aux Archives départementales de Vaucluse.