L’organisation du service et les métiers

En lien avec toutes les institutions de l’État ou des collectivités territoriales exerçant leurs compétences dans les limites du département, les Archives départementales sont un service ressource auquel chaque administration ou organisme public - quel que soit son ressort d’exercice et son statut – doit avoir recours en matière de gestion de sa production documentaire.

Service départemental depuis 1986, elles relèvent à la fois de l’autorité du président du Conseil départemental pour leur fonctionnement courant et leur budget comme de leurs activités de collecte et de traitement des fonds, et du préfet pour leurs missions de contrôle.

Archiviste

L’archiviste spécialisé dans le classement et la description des fonds anciens en fonction aux Archives nationales n’exerce pas au quotidien la même fonction que « l’e-archiviste » chargé de mettre en place l’archivage électronique des données des plus contemporaines de l’aide sociale à l’enfance, il ne traite pas les mêmes typologies de documents, il ne gère pas les mêmes procédures, il n’a pas la même relation avec les producteurs de ces dossiers.

De même, le directeur d’un service ne gère pas les mêmes dossiers que l’archiviste chargé des archives contemporaines, et se trouve moins impliqué dans la réalisation concrète d’un tableau de gestion, qu’il valide en phase finale, ou devant des vracs en déshérence qu’il s’agit de réorganiser avant de les trier et d’identifier ce qui doit être versé et ce qui peut être éliminé.

• Au service de la salle de lecture, ils vont chercher puis replacent les documents que les chercheurs souhaitent consulter, mais ils en assurent également le suivi, de même qu’ils ont en charge conjointe avec le président de salle l’accueil des lecteurs et la surveillance du respect du règlement de salle.

• Dans leurs tâches quotidiennes figurent en bonne part les opérations de manutention des fonds, au moment de la collecte et du rangement dans les dépôts de conservation, mais aussi de dépoussiérage ou de conditionnement, comme de récolement informatique des magasins.

• Ils participent aux recherches administratives effectuées pour le compte des lecteurs, effectuent des numérisations à la demande, contribuent aux classements…

Aux Archives de Vaucluse, après des décennies de conditions de travail difficile, travail en hauteur et dénivelés permanents empêchant l’usage de chariots, le transfert du service à Memento offre une autre vision de leurs missions

• Responsable de la stratégie de conservation préventive, il contrôle les conditions de conservation des documents dans les magasins (climat et organisation du placement), et gère la partie « archives » du plan de sauvegarde des biens culturels (PSBC) de Memento, tout en jouant un rôle de conseil auprès des autres services patrimoniaux. En cas de sinistre, il assiste le chef de service en prenant en charge l’organisation de sauvetage et sécurisation des fonds et collections.

• Restaurateur, il intervient directement sur les documents pour stabiliser et préserver leur état, et assurer leur conservation sur le long terme afin d’en permettre la transmission aux générations futures, comme leur mise à disposition du public. Il met en place également un plan de restauration externalisée et suit sa réalisation.

• Expert technique, il assure dans son domaine une mission de conseil et de diagnostic auprès des collectivités territoriales du département.