Fusion, fermeture de service, réorganisation, déménagement : anticiper la gestion de vos archives est une obligation légale et la condition de la continuité de l'action publique.
En quelques mots
Lors d'un transfert de compétence, d'une fusion ou d'une fermeture de service, les archives ne disparaissent pas : elles suivent des règles précises selon leur stade de vie.
Les bonnes questions à se poser en amont
Quoi ?
Identifier précisément les documents qui doivent faire l'objet d'un transfert physique.
Peut-on éliminer une partie ?
Utiliser le tableau de gestion et consulter les Archives départementales pour les destructions réglementaires préalables.
Peut-on en verser une partie ?
Verser les archives définitives avant le déménagement allège la charge et sécurise les fonds.
Où ?
Vérifier la capacité du local, la qualité des rayonnages et les conditions de conservation (température, hygrométrie, luminosité).
Quand ?
Planifier pour ne pas rompre la chaîne de l'information ni bloquer l'instruction des dossiers courants.
Comment ?
Définir les moyens humains et matériels, le recours éventuel à un prestataire spécialisé, et la couverture assurance du transport.
Les étapes clés à suivre
Les bonnes pratiques à adopter
- Contacter les Archives départementales dès le début du projet : elles vous accompagneront pour les éliminations, les versements et la validation des conventions.
- Numérotez vos étagères et tablettes pour faciliter le rangement et le repérage des archives.
- Désignez un responsable pour suivre le déménagement ou le transfert, et notez tout incident dans un registre.
Besoin d’aide ?
Votre correspondant aux Archives départementales est à votre disposition pour répondre à vos questions et vous guider dans vos démarches.