La bonne gestion de ses archives permet à l’administration de garder une trace fiable et opposable de ses engagements et décisions, de ses droits et de ceux des usagers. Il est indispensable d'organiser les dossiers dès leur ouverture et de les trier régulièrement afin d’éviter une charge de travail supplémentaire à leur clôture.
Les bons gestes pour la tenue des dossiers
Bon à savoir
- Brouillons, doublons, documents préparatoires sont à éliminer régulièrement afin de privilégier les documents datés et signés.
- Bannir post-it, scotch et trombone métallique, les pochettes plastiques et de couleur
Le traitement des arriérés
Lorsque l’archivage est laissé à « l’état de friche », il convient de rattraper le retard selon les étapes suivantes :
- effectuer tout d’abord un état des lieux afin de localiser toutes les archives ;
- donner de l’espace pour la suite du tri ;
- jeter la documentation, les piles d’exemplaires non distribués ou de formulaires vierges ;
- procéder ensuite à la description (analyse) des dossiers en renseignant leur intitulé et les typologies des documents.
La dernière étape
- éliminer les documents pouvant être détruits avec le bordereau de visa d’élimination ;
- remettre les archives définitives (« historiques »), accompagnées d’un bordereau de versement, aux Archives départementales ;
- pré-archiver les documents dont la durée d’utilisation administrative n’est pas échue.
L’organisation du préarchivage
Les documents d’archives ont trois phases de vie dont la durée varie selon leur nature. À chaque étape correspond un lieu de conservation.
Le stockage des archives intermédiaires dans un local dédié présente de nombreux avantages :
- désengorger les bureaux,
- garantir l’identification des dossiers et leur conservation durant leur durée d’utilité administrative,
- permettre de sélectionner, « de repérer » les archives définitives au moment de la préparation des versements.
Pour cela, les agents doivent régulièrement transférer leurs dossiers dans le local de préarchivage, en indiquant à leur correspondant archives :
- le nombre de boîtes déposées ;
- leur localisation ;
- le contenu des boîtes ;
- les dates extrêmes des documents qu’elles contiennent ainsi que l’année de fin de DUA.
Le correspondant archives enregistre ces informations sur un tableau qu’il met à jour à chaque entrée ou sortie de boîtes. C’est donc lui qui contrôle l’accès et la sécurité des locaux de préarchivage.
Un peu de vocabulaire
Archives courantes : dossiers actifs, conservés dans le bureau
Archives intermédiaires : dossiers clos mais conservés par l’administration dans un local de préarchivage pour des raisons d’activité du service ou de prescription légale
Archives définitives (ou historiques) : dossiers versés aux Archives départementales pour être conservés définitivement.
Le rôle du correspondant archives
Relais essentiel entre les services et les archivistes, le correspondant archives est un agent sensibilisé et formé par les archivistes.
Il est identifié par sa hiérarchie et ses collègues comme personne ressource sur les principales questions relatives aux archives. Il gère aussi le local de préarchivage et centralise les demandes de visa d’élimination et de versement. Il aide et conseille ses collègues mais ne fait pas le travail à leur place. La Circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'État et à la nomination et au rôle des correspondants archives.
À savoir
- La destruction d’archives publiques sans visa est illégale
- Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables
- Le service producteur peut être amené à communiquer des documents ou des données aux citoyens
Pôle des patrimoines de Vaucluse Memento
Archives modernes et contemporaines
180 rue Rosalie Bordas
84140 Avignon-Montfavet