La procédure d’élimination est encadrée
L'élimination d'archives implique d'observer certaines règles (code du Patrimoine art. L 212-2).
- Visa obligatoire du directeur des Archives départementales : toute destruction non autorisée d’archives est un délit, passible d’amendes et de peines de prison.
- Élimination matérielle réalisée de manière sécurisée : les documents à détruire ne doivent pas pouvoir être récupérés par un tiers.
- Les archives numériques sont des archives publiques, soumises au visa au même titre que le papier.
Informations utiles
À savoir
Il est vivement recommandé d'adresser au préalable tout bordereau d'élimination pour pré-validation à l'équipe en charge des archives communales, intercommunales et hospitalières
Archives communales
180 rue Rosalie Bordas 84140 Avignon-Montfavet
Focus sur l’élimination des dossiers patients
Après une opération de tri, les dossiers médicaux sont éliminables selon la réglementation.
Les dossiers médicaux peuvent être échantillonnés : se référer au Cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques, élaboré par le Service interministériel des Archives de France (juillet 2014).
La durée d’utilité administrative des dossiers patients sont définis par l’instruction interministérielle du 14 août 2007 relative à la conservation du dossier médical n°DAF/DPACI/RES/2007/014.
| Types de dossiers patients | Délais de conservation avant demande d’élimination |
|---|---|
| Dossier patient classique | 20 ans à compter du dernier passage |
| Dossier du patient décédé | 10 ans après le décès, sauf si un patient mineur |
| Dossier du patient mineur | 20 ans après le dernier passage, et au minimum jusqu’aux 28 ans de l’enfant |
| Dossier de transfusés | 30 ans |
| Dossier contenant dons d’organes ou de tissus | 30 ans |
| Dossier de procréation médicale assistée | 30 ans |
| Dossier ayant donné lieu à contentieux | Conserver |
À savoir
En signant le bordereau d'élimination, le directeur de l'établissement de santé - et le médecin DIM pour les dossiers médicaux - attestent que les documents n'ont plus d'utilité pour le fonctionnement de la structure, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu'il n'y a plus de recours possible sur les dossiers concernés.
Comment rédiger une demande d’élimination ?
Avant d’engager toute opération d’élimination d’archives, il est absolument obligatoire de rédiger un bordereau décrivant les documents qui sont proposés à l’élimination. Ce bordereau d’élimination est présenté sous forme de tableau indiquant le service qui propose l’élimination, la typologie des documents, les dates extrêmes, la durée d’utilité administrative pour chaque typologie, et le métrage linéaire.
La demande d’autorisation d’élimination est un bordereau descriptif, il doit être rédigé en deux exemplaires originaux, signés par le directeur de l’établissement. Dans le cas d’une demande d’élimination concernant les dossiers médicaux, la signature du médecin délégué à l'information médicale (DIM) est également obligatoire.
Ces bordereaux sont ensuite adressés pour visa au directeur des Archives départementales qui exerce, au nom de l'État, un contrôle scientifique et technique sur les archives publiques.
Une fois signés, un exemplaire est retourné à l’établissement qui doit le conserver indéfiniment. En effet, le bordereau d’élimination est le garant du respect de la procédure administrative. Il conserve aussi la trace de l’existence des documents détruits.
La destruction physique des documents interviendra après l’obtention du visa des Archives départementales. L’établissement doit s’assurer de la destruction de ces documents par déchiquetage, broyage ou incinération. Cette opération peut être réalisée par une société spécialisée, auquel cas un certificat de destruction devra être demandé.
En ce qui concerne les radiologies contenues dans le dossier patient, elles doivent être séparées du dossier patient avant l’élimination du papier (au terme de la DUA du dossier). La gestion de ces déchets doit être organisée selon le Code de l’environnement art. L. 541-1. Des sociétés de prestataires sont spécialisées dans la destruction de ces documents particuliers.