Trier les archives

Les archives administratives d’un hôpital sont très variées mais sont moins volumineuses que les archives médicales. Il s’agit principalement des archives de la direction générale, des ressources humaines, des finances et de la comptabilité, de la gestion des hospitalisations et des consultations, de la pharmacie, du laboratoire, de la logistique.

Ces archives doivent être triées selon les préconisations du Service interministériel des Archives de France (SIAF) :

La bonne gestion des archives médicales relèvent de plusieurs enjeux :

• Assurer sa responsabilité dans la prise en charge des patients et justifier de sa pratique médicale
• Supporter l’activité des services : valeur ajoutée
• Valeur économique : rationaliser les coûts de conservation, gagner de l’espace
• Valeur financière : conserver des dossiers complets en cas de contentieux

Conseils d’organisation des dossiers médicaux :

Voici quelques conseils d’organisation de vos archives médicales que vous pourrez adapter selon les besoins et pratiques de l’établissement :

• Le dossier médical est abondé par divers professionnels (médecins, soignants, secrétaires…). Il doit être classé/organisé par des secrétaires médicales qui harmonisent le classement.
• Le dossier médical d’un patient devrait pouvoir rester dans le service ou à proximité pendant un délai de 2 ans : le verser au local d’archives de l’établissement avant ce délai multiplie les mouvements de dossiers (risques de perte de documents, perte de temps et problèmes de conservation engendrés par des manipulations excessives). Cette organisation permet de conserver les dossiers des patients chroniques à proximité.
• Dans le local des archives médicales, pour une meilleure gestion des éliminations, les dossiers patients doivent être classés par année de sortie/dernière hospitalisation. Les patients décédés peuvent être classés à part.

Le dossier patient informatisé

Le dossier patient informatisé ne diffère du dossier papier qu’en termes de supports. Tout ce qui concerne la réglementation, le contenu, les délais de conservation et la communication, s’applique de manière identique comme pour le dossier papier. Le dossier patient informatisé répond aux mêmes obligations de restitution. Il faut donc que l’établissement veille à la conservation pérenne de documents authentiques, non modifiables, intègres et fiables. Un dossier patient est souvent constitué d’éléments provenant de sources multiples : logiciel de gestion administrative des patients, logiciel des laboratoires, imagerie médicale. Si certains éléments sont intégrés dans le dossier patient informatisé, d’autres restent sur support papier ou dans leur applications d’origine. La qualité des soins résultera de la bonne articulation de ces éléments entre eux par le biais du nommage ou de l’identification.