Dans les établissements de santé, il peut y avoir plusieurs locaux d’archives : un local pour les archives administratives et un local pour les archives médicales.
Organisation et sécurisation des locaux d’archives
Les services producteurs étant différents, cela ne gênera en rien le fonctionnement de la structure, et garantira encore plus de sécurité.
- Le local doit être doté d’un accès sécurisé ;
- Il doit être fermé au minimum à clé s’il ne comporte pas un accès avec badge ou code ;
- Il est affecté exclusivement à la conservation des archives et non à d’autres usages (rangement de produits d’entretien, de fournitures de bureau ou médicales) ;
- Il doit être équipé de détecteurs incendie et d’extincteurs
- Il doit être régulièrement entretenu.
Travaux et préservation des archives
Tout projet d’aménagement d’un local d’archives doit être signalé au préfet (Archives départementales). Un avis sera rendu dans un délai de deux mois (code du patrimoine, R212-54). Les Archives départementales apporteront des conseils pour une expertise technique et l’aménagement optimal du local (dimensions adaptées à la production de documents).
Si vous devez réaliser des travaux dans vos magasins mais n’avez pas la possibilité de déménager vos archives, il est indispensable d’effectuer une préparation minutieuse pour préserver les collections des effets néfastes générés par ces travaux. La fiche réalisée par le SIAF pourra vous être utile.