Méthodologie d’élaboration
Une consultation préalable
Le tableau de gestion d’archives est le fruit de la collaboration entre les agents du service concerné, leur correspondant archives et l’archiviste.
Deux ou trois séances avec les différents gestionnaires de dossiers, complétés par un entretien avec le responsable du service (1h maximum), sont nécessaires. Le parfait interlocuteur est celui qui a un regard transversal, une vision globale mais précise des activités de son service et des documents qui sont produits.
À l’issue de cette concertation, au cours de laquelle les documents ont été évalués en fonction de plusieurs critères (exigences légales et de gestion, intérêt historique), permettant d’établir leur durée d’utilisation administrative (DUA), ainsi que leur sort final (conservation intégrale ou sélection, modalités de tri ou élimination), les archivistes rédigent le tableau de gestion, en le documentant.
La mise à jour du tableau de gestion
C’est un document évolutif, il doit vivre en fonction des changements au sein des services producteurs.
Les évolutions des missions et procédures ainsi que les changements d’organigramme doivent apparaître.
Ces mises à jour se font en concertation entre le service producteur et l’équipe des archives contemporaines du service des Archives départementales.
La validation du tableau de gestion
L’acte d’engagement, signé par le service producteur et par le service des archives, valide cet outil indispensable au bon fonctionnement d’un service.
Ce document formel engage les deux parties concernées (la direction, le service / le service des archives départementales) dans une coopération sur le long terme.
Le service s’engage à réaliser avec le concours des archivistes les mises à jour nécessaires du tableau de gestion afin d’assurer la pérennité de son utilisation.
En cas de refonte complète du tableau, un nouvel acte d’engagement est validé par les deux parties