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Ressources : circulaires et tableaux de gestion

Toute la règlementation nécessaire pour gérer vos archives

Les circulaires

Les circulaires ministérielles sont élaborées par chaque ministère en étroite concertation avec le ministère de la Culture.

Elles sont un outil majeur dans le traitement des archives produites par les services administratifs en France.
Lorsqu’un secteur d’activité n’est pas couvert par une circulaire ministérielle, ou dans le souci d’adapter localement une circulaire, il est possible de réaliser un tableau de gestion « sur mesure » pour chaque service.

Les tableaux de gestion

Le tableau de gestion est un contrat d’archivage permettant une meilleure gestion des documents produits ou reçus dans chaque service.

Tableau de bord pour le présent, il est aussi un outil de prospective car il détermine le sort réservé aux archives après leur durée d'utilité administrative.

Son rôle

Le tableau de gestion dresse un état des documents produits ou reçus par un service, un organisme ou une institution, reflétant son organisation et lui servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires comme à procéder à l’archivage de ses dossiers définitifs.

  • Que doit-on garder et combien de temps ?
  • Que doit-on verser aux Archives départementales et en conséquence, que peut-on éliminer et quand ? Selon quelle réglementation ?

C’est à ces questions fondamentales que répond cet outil, grâce à l’analyse des missions des services, des procédures qu’ils mettent en place pour les accomplir, et des dossiers qu’ils génèrent dans ce cadre.

Leur sort final et leur contenu ainsi clairement connus dès leur création, leurs dates précisées sur les boîtes par les agents producteurs, les dossiers pourront rapidement être identifiés soit pour la destruction soit pour le versement dès la fin de leur durée d’utilité administrative (DUA), permettant une gestion efficace et économe en place, et de façon générale en coût, des archives des services.

Les ressources : consulter vos documents de référence

Pour chaque domaine d'activité, vous trouverez une sélection des circulaires et instructions ministérielles en vigueur avec le tableau de gestion correspondant (lorsqu'il a été réalisé) à télécharger, dans sa version validée ou en version de travail.

Toutes les circulaires ou instructions sont disponibles sur le portail national des Archives de France