Le contrôle scientifique et technique des Archives départementales s’exerce aussi sur l’aménagement des locaux d’archives dans les collectivités.
Présentation
Tout projet d’aménagement d’un local d’archives doit être signalé au préfet via les Archives départementales.
L’article R 212-54 du Code du Patrimoine prévoit que "les collectivités territoriales informent le préfet de tout projet de construction, d’extension ou d’aménagement de bâtiments à usage d’archives, ainsi que des projets de travaux dans ces bâtiments. Le préfet dispose d’un délai de deux mois pour faire connaître son avis à la collectivité territoriale concernée" (code du patrimoine, R212-54). Les Archives départementales apporteront des conseils pour une expertise technique et l’aménagement optimal du local (dimensions adaptées à la production de documents). Si vous devez réaliser des travaux dans vos magasins mais n’avez pas la possibilité de déménager vos archives, il est indispensable d’effectuer une préparation minutieuse pour préserver les collections des effets néfastes générés par ces travaux. La fiche réalisée par le SIAF pourra vous être utile.
Les aides de l'État
Les communes et intercommunalités peuvent recevoir des subventions de l’État pour des projets de bâtiments d'archives.
L’État peut financer les investissements des communes et EPCI en matière de bâtiments d’archives (circulaire DGP/SIAF/2016/005 et NOR MCCC1067812C du 21 mars 2016).
Sont éligibles à l’aide de l’État les communes et EPCI de plus de 20 000 habitants, disposant d’un service d’archives ayant à sa tête un agent qualifié, rémunéré et permanent. Le projet doit également "contribuer à offrir au service une palette de moyens lui permettant de réaliser l’ensemble des fonctions d’un service d’archives : collecte et sélection, conservation, traitement intellectuel et matériel, communication et mise en valeur".
Les projets susceptibles d’être subventionnés sont la construction de bâtiments neufs, l’extension et/ou le réaménagement de bâtiments anciens, la réhabilitation de bâtiments. L’article R212-54 du Code du Patrimoine précise également que "toute attribution de subvention en application des articles L212-7 et L212-8 est subordonnée au visa technique du Service interministériel des Archives de France".
Le taux de subvention s’établit entre 10% et 30% de la dépense subventionnable hors taxe.