Pour les communes de moins de 2 000 habitants, le dépôt des archives les plus anciennes aux Archives départementales est obligatoire, avec possibilité de dérogation.
L’obligation de dépôt
Le Code du Patrimoine (art. L 212-11) prévoit le dépôt obligatoire aux Archives départementales :
- des registres de l'état civil, à l'expiration d'un délai de cent vingt ans ;
- des autres documents, n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif, à l’issue d’un délai de cinquante ans.
La collectivité reste pleinement propriétaire de ses archives, mais les Archives départementales assurent la conservation, le classement et la communication au public des documents déposés.
Les modalités de dépôt
Possibilité de déroger à l’obligation de dépôt
Si la commune souhaite conserver ses archives, une possibilité de dérogation à l’obligation de dépôt est cependant prévue : "après déclaration auprès du représentant de l'État dans le département et accord de l'administration des archives, la commune peut conserver elle-même ses archives" (art. du Code du patrimoine L 212.-11).
La commune, après délibération du conseil municipal, s’engage alors à conserver ses archives anciennes dans de bonnes conditions, à les classer et à en garantir l’accès au public en toute sécurité. Elle transmet alors sa demande de dérogation au Directeur des Archives départementales, sous couvert du préfet.
Cas particulier : le dépôt d’office
Une nouvelle disposition : le risque amiante
Désormais, dans le cadre du risque d’exposition à l’amiante, tous les dépôts et versements aux Archives départementales doivent faire l’objet d’un contrôle (circulaire 2015-004 du 5 août 2015 du ministère de la Culture).
Avant de procéder au transfert, la collectivité (ou la personne responsable) est tenue de transmettre aux Archives départementales un imprimé « Amiante » dûment complété, accompagné du DTA (Diagnostic Technique Amiante) du local ou des locaux de conservation où ont séjournées les archives concernées.