L’administration produit un volume important de documents, dont certains pourront être éliminés un fois leur durée d’utilité administrative (DUA) échue.
La procédure d’élimination est encadrée
La procédure d’élimination est encadrée et cela implique d'observer certaines règles (Code du Patrimoine art. L 212-2).
- Visa obligatoire du Directeur des Archives départementales : toute destruction non autorisée d’archives est un délit, passible d’amendes et de peines de prison.
- Élimination matérielle réalisée de manière sécurisée : les documents à détruire ne doivent pas pouvoir être récupérés par un tiers.
- Les archives numériques sont des archives publiques, soumises au visa au même titre que le papier.
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Il est vivement recommandé d'adresser au préalable tout bordereau d'élimination pour pré-validation à l'équipe en charge des archives communales
Comment rédiger une demande de visa d’élimination ?
Avant d’engager toute opération d’élimination d’archives, il est absolument obligatoire de demander une autorisation d’élimination en établissant un bordereau descriptif. Celui-ci doit être rédigé en deux exemplaires originaux, signés par le maire ou le président du groupement de communes.
Ces bordereaux sont ensuite adressés pour visa au Directeur des Archives départementales qui exerce, au nom de l'État, un contrôle scientifique et technique sur les archives publiques. En signant le bordereau, le maire ou le président du groupement de communes atteste que les documents n'ont plus d'utilité pour la collectivité territoriale, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu'à sa connaissance, il n'y a plus de recours possible sur les dossiers concernés. Une fois signés, un des exemplaires est retourné à la collectivité qui doit le conserver indéfiniment. En effet, le bordereau d’élimination est le garant du respect de la procédure administrative. Il conserve aussi la trace de l’existence des documents détruits.
La destruction physique
La destruction physique des documents interviendra après l’obtention du visa des Archives départementales. La collectivité doit s’assurer de la destruction de ces documents par déchiquetage, broyage ou incinération. Cette opération peut être réalisée par une société spécialisée, laquelle devra fournir un certificat de destruction.