Trier les archives
Il est indispensable d'organiser les dossiers dès leur ouverture et de les trier régulièrement afin d’éviter une charge de travail supplémentaire au moment de la procédure d’archivage.
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La conservation des archives est une compétence obligatoire pour favoriser la bonne gestion des affaires communales et intercommunales, pour justifier des droits administratifs et pour sauvegarder la mémoire du territoire.
Présentation
Les communes et les groupements de communes sont propriétaires de leurs archives, elles en assurent la conservation et la mise en valeur (Code du Patrimoine, art. L 212-6 et L 212-6-1).
Les frais de conservation sont des dépenses obligatoires qui doivent être inscrites au budget de la collectivité ; ils comprennent l’aménagement de locaux, le classement et la mise en valeur, l’achat de boîtes, la reliure et la restauration.
Le maire/le président de l’EPCI est responsable des archives de sa collectivité, civilement et pénalement. Les archives publiques ne peuvent être détruites sans autorisation préalable des Archives départementales. Toute infraction à ces principes et tout détournement d’archives publiques sont passibles d’amendes et de peines d’emprisonnement (Code du Patrimoine, art. L 214-1 et L 214-10).
Contrôle, conseil et accompagnement
Dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités territoriales, les Archives départementales proposent aux communes et intercommunalités un accompagnement et des conseils en matière de classement, de restauration, de construction et d'équipement de locaux.
Le Directeur des Archives départementales est chargé, au nom du directeur du Service interministériel des Archives de France (SIAF), sous l'autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités territoriales, notamment en ce qui concerne la délivrance de visas d’élimination d’archives, l’aménagement de locaux et les visites d’inspection.
Gérer les archives
Détruire les archives
L’administration produit un volume important de documents, dont certains pourront être éliminés un fois leur durée d’utilité administrative (DUA) échue.
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Faire classer : subvention DRAC
Les collectivités et établissements publics ont l’obligation de classer, conserver et communiquer leurs archives. Pour les aider à faire face à cette obligation, il est possible de faire appel à des organismes publics ou privés, notamment au Centre de Gestion 84 (CDG 84).
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Constituer des registres des délibérations et des arrêtés
Les collectivités territoriales sont tenues de constituer une collection complète des délibérations, arrêtés et décisions suivant la réglementation en vigueur. Cette obligation concerne les communes, les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) et les syndicats.
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