Il est indispensable d'organiser les dossiers dès leur ouverture et de les trier régulièrement afin d’éviter une charge de travail supplémentaire au moment de la procédure d’archivage.
Gérer efficacement les archives courantes et intermédiaires
Pour gérer efficacement les archives courantes et intermédiaires des communes et des intercommunalités, il est indispensable de distinguer les dossiers à conserver des dossiers à éliminer.
Cette opération s’effectue en application des textes ministériels :
- L’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 sur le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.
- Les préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques.
- Le cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques de juillet 2014.
