Que faire des archives en cas de transfert de compétences ?

Les archives dépourvues d’intérêt administratif à la date de dissolution et ne revêtant pas d’intérêt historiques peuvent être éliminées au moment de la dissolution de l’EPCI si leur durée d’utilité administrative est arrivée à terme au moment de la dissolution. Réglementairement, l’élimination d’archives publiques nécessite un visa des Archives départementales. Les opérations de tri, d’élimination et de préparation de versements sont prises en charge par l’EPCI concerné.

En ce qui concerne les archives ayant encore une utilité administrative à la date de la dissolution :

• Si la dissolution de la structure est réalisée sans transfert de compétences : les archives sont déposées auprès d’une commune membre après signature d’une convention entre elle et l’EPCI qui doit être dissout (Code du Patrimoine L 212-6-1). Faute d’accord de l’une des communes, le dépôt des archives aux Archives départementales territorialement compétentes est obligatoire. La rédaction du bordereau de transfert en deux exemplaires, cosigné par le président de l’EPCI et l’autorité héritière des archives sanctionne le transfert de responsabilité de leur conservation. Une copie doit être adressée aux Archives départementales.
• Pour les compétences transférées de la structure : les archives ayant encore une utilité administrative à la date de la dissolution sont transférées à la structure ayant hérité des compétences. Elles sont accompagnées d’un bordereau de transfert établi en deux exemplaires cosigné par le président de la structure dissoute et celui de la structure héritant des missions. Une copie doit être adressée aux Archives départementales.

Les archives définitives dites « historiques » sont soit transférées au service de la structure héritant des missions, soit déposées par convention auprès de l’une des collectivités membres de l’EPCI dissous, soit déposées aux Archives départementales.