Le récolement se présente sous la forme d'un procès-verbal de décharge (pour le maire sortant), et de prise en charge (pour le maire entrant), accompagné d'un état sommaire ou détaillé des archives présentes en mairie.
Une procédure obligatoire
Le récolement se présente sous la forme d'un procès-verbal de décharge (pour le maire sortant), et de prise en charge (pour le maire entrant), accompagné d'un état sommaire ou détaillé des archives présentes en mairie (art. 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales).
Le procès-verbal et l'état des archives servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Ils permettent de certifier de façon contradictoire l'existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (Code du Patrimoine, L 214-3). Les collectivités territoriales et les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives, et sont responsable de leur conservation, qui doit être assurée conformément à la législation applicable en la matière sous le contrôle scientifique et technique de l’État. Le fait, pour une personne détentrice d’archives publiques en raison de ses fonctions, de détourner ou soustraire tout ou partie de ces archives ou de les détruire, ou de les laisser détourner, soustraire ou détruire sans accord préalable de l’administration des archives, est passible de poursuites pénales. En particulier, les archives de cabinet, à la frontière des activités administratives et politiques, sont des archives publiques, de composition variable, mais dont la destruction ou la conservation sont soumises aux mêmes règles que les archives administratives à proprement parler.
Compléter le procès-verbal de prise en charge et le récolement
En 2026, dans le cadre du programme de modernisation de l’État et d’une avancée dans la dématérialisation des procédures, les modalités de récupérations des données du récolement post électoral changent.
Il s’agira désormais de passer par la plateforme gouvernementale démarche numérique (anciennement demarches-simplifiées.fr). Les collectivités et intercommunalités se connecteront via leur compte “usager” pour remplir leur formulaire de récolement. L’envoi du formulaire sous format papier sera toutefois accepté pour les communes ayant des difficultés à effectuer la démarche en ligne.
Démarche sous format papier
Si vous optez pour une démarche sous format papier, le procès-verbal et le récolement annexé doivent être établis en trois exemplaires :
- Le 1er exemplaire est remis au maire sortant qui le conserve dans ses archives personnelles.
- Le 2e exemplaire est à conserver avec les archives de la mairie.
- Le 3e exemplaire est envoyé au directeur des Archives départementales, en charge du contrôle sur les archives des collectivités par délégation préfectorale (à adresser aux Archives départementales de Vaucluse, Memento-Pôle des patrimoines de Vaucluse, 180 rue Rosalie Bordas, 84140 AVIGNON-MONTFAVET).