Présentation
Les dossiers clients, les documents comptables et les documents liés au fonctionnement et à la gestion de l’étude relèvent des archives privées et ne sont pas soumis au Code du Patrimoine et à l’obligation de versement aux Archives départementales. Il appartient donc au notaire de les conserver dans son étude ou de les remettre au service d’archives dont il dépend.
Les conserver
Choisir de garder les archives privées dans son étude implique pour le notaire de disposer d’une place suffisante pour pouvoir les stocker sans que ce choix n’entrave pour autant la bonne conservation des archives publiques de moins de 75 ans qu’il a pour obligation de conserver sous sa responsabilité. Ce choix réduit par ailleurs la visibilité et la valorisation de ces archives privées qui peuvent pourtant représenter un véritable intérêt historique.
Les remettre aux Archives départementales
Faire le choix de remettre des archives privées aux Archives départementales est une solution pour optimiser la place au sein de l’étude et permettre une meilleure conservation des archives publiques qui s’accroissent quotidiennement. Cette décision constitue également un geste patrimonial, garantissant une conservation pérenne dans des conditions optimales au sein du fonds de l’étude, qu’elle contribue à enrichir. Ces documents participent ainsi à la connaissance historique du métier et de la société et peuvent constituer de véritables sources complémentaires pour le public. Pour procéder à une remise d’archives privées aux Archives départementales, il est nécessaire de prendre contact avec le service chargé des archives notariales afin d’établir les conditions de cette remise de documents.