Traitement des minutes et répertoires

Tout versement d’archives aux Archives départementales est précédé d’un entretien sur place, téléphonique ou par courriel, destiné à évaluer le nombre, le volume et l’état sanitaire des documents. En conformité avec la circulaire du ministère de la Culture et de la Communication du 5 août 2015 qui définit des préconisations pour la prise en compte du risque d’exposition à l’amiante dans les services d’archives, à l’occasion des opérations de versement, les notaires doivent faire établir un dossier technique amiante (DTA) accompagné d’une fiche récapitulative, obligatoires pour tout bâtiment dont le permis de construire est antérieur au 1er juillet 1997.

Le versement induit un transfert de responsabilité juridique, de l’officier ministériel au Directeur des Archives départementales par délégation du président du Conseil départemental. Il est concrétisé par la signature d’un bordereau de versement, qui sert en même temps d’instrument de recherche provisoire : il est donc important d’y inscrire les références de chaque article (ou registre), d’y détailler son contenu (nom du notaire ayant produit les actes, type d’actes) et d’y indiquer les dates des documents qui le composent (dates extrêmes).

Deux facteurs peuvent retarder le versement de ces archives publiques :

• Un refus de les recevoir de la part des Archives départementales dû à une saturation des espaces de stockage ;
• Un souhait de la part du notaire de les conserver exceptionnellement quelques années supplémentaires, ce qui doit être formalisé au moyen d’une demande de dérogation auprès des Archives départementales.

Le retard dans le versement de ces archives publiques implique alors plusieurs obligations, à savoir le maintien de bonnes conditions de conservation ainsi qu’un accès gratuit à toute personne qui souhaiterait les consulter.