Le contrôle des Archives départementales et les responsabilités des établissements de santé

Cadre réglementaire

Les établissements de santé sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur sous le contrôle scientifique et technique de l’État par délégation du Préfet aux Archives départementales (code du patrimoine, art. R 212-3 et R 212-4)

Les formes du contrôle sont diverses

Visite d’inspection

Les Archives départementales s’assurent de la bonne conservation des archives dans un local aux normes, de la mise en place d’une gestion des archives par le biais du classement et des éliminations réglementaires, de la communication des dossiers dans le respect des délais de communicabilité. Cette visite donne lieu à un compte-rendu.

Contrôle des éliminations de documents

Le service doit demander un visa d’élimination avant toute destruction d’archives publiques

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Contrôle des locaux

L’établissement doit informer le préfet de tous travaux de construction ou d’aménagement de locaux d’archives, définitifs ou provisoires, pour la conservation d’archives publiques

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Contrôle de la gestion des archives

L’établissement doit signaler tout sinistre, soustraction ou détournement d’archives publiques

Vérification du bon établissement du procès-verbal

Vérification du bon établissement du procès-verbal de récolement au titre du contrôle scientifique et technique à chaque changement de directeur (article 4 règlement de 1968).

Contrôle du respect des consignes relatives à la communicabilité

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Contrôle de l’externalisation

L’établissement doit faire une déclaration préalable au directeur des Archives départementales lors d’un projet d’externalisation d’archives

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